2021-05-11 Leadership team meeting

Datum

Účastníci

Lucie Zajíčková Eva Pavlíková Eva Zehnálková (Unlicensed) Tereza Gagnon Martin Wenisch Romana Pokorná

Cíle

  • Pravidelné týmové setkání.

Body porady

Zařazujte prioritně, prosím, body napřímo navázané na naše cíle >c.d. a které nás tak posouvají vpřed.

Ideálně probírat 2 velká témata. Mají označení: 🔥.

Dopolední "jak to jde"
ČasPoložkaKdoPoznámky
9:00 - 9:30Káva & jak se máme/nemáme?všichni☕️🥖🍗🥞

Stand up session: jak si stojíme s plněním cílů? Kde jsou bariéry? Kde potřebujeme zapojení ostatních?

/návrh pro stand-up 1x2 týdny v rámci osobních setkání s možností sladění mezikompetenčních témat/

9:30 - 9:50Stand-upEva Z.

💙 Co se mi v mém plánu od minula podařilo posunout. Jaký je stav plnění, výsledky, které mohu ukázat.

  • aktualizovat wiki stránku marketingu č.d včetně podstránek (stále v procesu tvorby)
  • sladit se se zbytkem kmenových marketérů na strategických oblastech marketingu č.d, upravit formát schůzek a otevřít je ostatním
  • připravit plán onboardingu dobro.marketérů s dlouhodobým zapojením seniorů
  • rozhýbat tvorbu vizuální identity č.d (owner Šnorbi), template prezentace se testuje, badge na sociální sítě a Slack uvidíte tento týden
  • uvést do pohybu tvorbu návodů pro delegování launch aktivit z kmenového týmu na dobrovolníky, zejméně díky Martina Habová (Jak na launch, Jak na oslavu v komunitě) a pohnout s přípravou onboardingu senior dobro.marketérů
  • dát vhledy a podněty k aktivizaci dárcovské kampaně, přijít spolu s ostatními s návrhem řešení na podporu fundraisingu č.d (viz slack, slack a zápis z jednání - poslední bod)

Co se mi posunout nepodařilo. Co mi bránilo, co mě brzdí, kde jsou bariéry.

  • dotáhnout plán pro Q2 a přerozdělit, usadit, popsat a komunikovat kompetence v rámci kmenového týmu marketérů. Zamávaly s tím změny v týmu (nutno reflektovat v plánu i kompetencích jednotlivců), těsně po slaďovačce se zbytkem marketérů přišla změna priorit a nutnost (i osobní potřeba) napnout síly pro plán na mktg podporu fundraisingu č.d
  • dopracovat kompetenční model pro Lucku a Anežku (dělám to nárazově místo intenzivního soustředění a tvorby)
  • brzdí mě adhoc a často urgentní requesty všeho druhu na Slacku a na meetinzích - procesní i projektové (nárazové požadavky, které se po 10ti minutách nasčítají v průměru na 1 pracovní den v týdnu)
  • brzdí mě i náročné "filozofické" debaty na leadership meetu a výměna názorů na Slacku, bere mi to hodně energie
  • brzdí mě i dlouhodobá únava a stav osobních "baterek", které mi po víkendu stačí na pondělky (pondělí většinou cca 14 - 16hodin u PC, úterý leadership, středa = den bez zásadních schůzek, resty na Slacku a asynchronní práce, ve čtvrtek se nakopnu na meetingy a projekty, v pátek dopo většinou schůzky a odpoledne už jsem úplně KO). Zvažuji letní "provoz" a volné pátky (po obsahovém syncu být zcela off s možností řešit osobní věci, na které není přes týden žádný prostor)

🙌🏻 Kde potřebuji zapojení od ostatních z leadership týmu, od koho konkrétně, na jak dlouho?

  • Spolupráce s Romčou (komunikace na týmy, vytipování lidí) a Luckou (vhodná forma, platforma) na přípravě školení - předání know-how Jak na launch č.d (do č.edu ani Show and Tell to nenacpeme).
    • časový odhad 2 synchro schůzky, realizace na konci května (týden od 24.5.)

💥 Priorita #1, na které budu pracovat následující 2 týdny.

  • Pro č.d.: dotažení kompetencí kmenových marketérů a implementace plánu zapojení dobro.týmu
  • Projekty: první krok z plánu přenosu know-how na dobro.tým: výkop školení "Jak na launch v č.d" (napříč projekty, kde bude launch od června do září)
9:50 - 10:10Stand-upMartin W.

💙 Co se mi v mém plánu od minula podařilo posunout. Jaký je stav plnění, výsledky, které mohu ukázat.

  • Projekt Aktivizace Tech Komunity se rozbehnul, stranka na wiki zde, vcetne Show&Tell a CaaS pod-projektu.
  • Role jsou vypsane v Airtable pro CaaS a Show&Tell

⛔ Co se mi posunout nepodařilo. Co mi bránilo, co mě brzdí, kde jsou bariéry.

  • Nedari se efektivne hledat lidi pro zapojeni do internich projektu.

🙌🏻 Kde potřebuji zapojení od ostatních z leadership týmu, od koho konkrétně, na jak dlouho?

  • Potrebujeme rozbehnout marketing pro Show&Tell a CaaS, hlavne komunikaci dovnitr komunity a u pilotu S&T udelat analyzu prvniho vysilani (direct mailing, Slack, Soc site => views)
  • S Terezou potrebujeme naplanovat Hackathon pro Livesport.

💥 Priorita #1, na které budu pracovat následující 2 týdny.

  • CaaS (s krycim nazvem Portal Dobrovolnika), chceme rozbehnout cely projekt upravy webu a najit tym pro realizaci do konce cervna.
10:10 - 10:30Stand-upLucie Z.

💙 Co se mi v mém plánu od minula podařilo posunout. Jaký je stav plnění, výsledky, které mohu ukázat.

  • měření KPI spirit a well-being dashboard
  • vyhodnocení prvního vysílání v č.edu a naplánování dalších aktivit v něm (zítra už třetí akce)
  • posun dovednostního matrixu s Anež za scrum mastera, PO a tech
  • kontakt s Petrem S. z Cocumy pro promo našich aktivit a employer branding
  • rozjezd well-being tématu v komunitě - první zadání pro obsahový tým, kanál ve Slacku, další aktivity v backlogu
  • první nástřel zobrazování rolí na webu (CaaS)

⛔ Co se mi posunout nepodařilo. Co mi bránilo, co mě brzdí, kde jsou bariéry.

  • roztříštěnost a nesladěnost týmu, komunikace ve Slacku - hodnota profesionality, leading by example, zvážení nástroje pro řešení specifických témat
  • přeskakování z věci na věc, řešení ad hoc témat ze Slacku
  • dovednostní matrix - ještě nám chybí kousek (marcom, sladění s Romčou) k dotažení
  • nábor do č.edu (produkce i živá vysílání)

🙌🏻 Kde potřebuji zapojení od ostatních z leadership týmu, od koho konkrétně, na jak dlouho?

  • spolupráce na dovednostním matrixu - Eva Z, Terka, Romča, Martin - cca měsíc, zejména feedbacky
  • CaaS spolupráce s Martinem - následující dva měsíce

💥 Priorita #1, na které budu pracovat následující 2 týdny.

  • CaaS - zobrazování našich rolí na webu + prezentace (edu) eventů
  • čtvrteční týmové setkání „Naše potřeby a týmová dohoda“
  • donabrat zbývající členy do týmu do č.edu a snížit tam mou aktivitu
10:30 - 10:40pauzička
☕️💦
10:40 - 11:00Stand-upTerka G.

💙 Co se mi v mém plánu od minula podařilo posunout. Jaký je stav plnění, výsledky, které mohu ukázat.

  • Nabídka - Alza, Avast (finalizujeme)
    - výhledově bude super mít sdílený template pro nabídky

  • Příprava kontaktů a marketingu pro re-aktivaci dárcovské kampaně ve 
    - spolupráce s marketingovým týmem vč. přípravy pro Deloitte event  

⛔ Co se mi posunout nepodařilo. Co mi bránilo, co mě brzdí, kde jsou bariéry.

  • Zlepšit plánování - zadat vše, co je třeba do Project managementu (pravidelné reporty) a marketingové aktivity do kalendáře a wiki "Zadání textů"

🙌🏻 Kde potřebuji zapojení od ostatních z leadership týmu, od koho konkrétně, na jak dlouho?


💥 Priorita #1, na které budu pracovat následující 2 týdny.

11:00 - 11:20Stand-upRomča P.

💙 Co se mi v mém plánu od minula podařilo posunout. Jaký je stav plnění, výsledky, které mohu ukázat.

  • implementace JIRA (Tom) - Začni Učit, Loono
  • Governance meeting struktura, komunikace, roll out na projekty
  • Strategický workshop (strategie a delivery plán na projektech) - in review
  • 1. setkání se supporty (rozšíření role support koordinátora a + vtáhnutí do strategie) - setkalo se s očekáváním
  • domluvit a rozběhnout seminář pro Product Owners (středa), následné sestříhání pro další účely
  • předání program managementu od Lucky

⛔ Co se mi posunout nepodařilo. Co mi bránilo, co mě brzdí, kde jsou bariéry.

  • práce s týmem - nejasná struktura? nejasné zapojení do aktivit? support vs. práce na strategii? zapojení pracovního do aktivit (dle čeho? "semafor"?)
  • nábor lidí na projektech - tech leads, flutter specialista 
  • roztříštěnost a nesladěnost komunity (leadership, core tým, dobrovolníci, zadavatelé...)

🙌🏻 Kde potřebuji zapojení od ostatních z leadership týmu, od koho konkrétně, na jak dlouho?

  • spolupráce s Lucie Zajíčkována kompetenčním modelu / dovednostním matrixu, implementace / zviditelnění ceremonií s práce s lidmi v týmu - "přisaha dobrovolníka", složení týmu, team canvas, nábor a exit interview...
  • onboarding zadavatele - úprava formuláře - ?? 
  • výhledově nábor nových projektů (srpen/září) s Eva Zehnálková (Unlicensed)

💥 Priorita #1, na které budu pracovat následující 2 týdny.

  • dovča (smile)
  • product owner pro #market-place
  • setkání s agilními leaders - vzdělávací seriál
  • čtvrteční týmové setkání "Naše potřeby a týmová dohoda"
  • spolupráce s Lucie Zajíčkováviz výše
  • nábor lidí (Začni učit a Loono)
11:20 - 11:40Stand-upEva P.

💙 Co se mi v mém plánu od minula podařilo posunout. Jaký je stav plnění, výsledky, které mohu ukázat.

⛔ Co se mi posunout nepodařilo. Co mi bránilo, co mě brzdí, kde jsou bariéry.

🙌🏻 Kde potřebuji zapojení od ostatních z leadership týmu, od koho konkrétně, na jak dlouho?

💥 Priorita #1, na které budu pracovat následující 2 týdny.

11:40 - 12:00 Jaké nám z toho plynou mezikompetenční témata?všichni

Souhrn témat k mezikompetenční spolupráci pro odpolední synchro a diskuzi:

  • odclonění dobrovolníka od aktivit Česko.Digital: kompetenční model/CaaS
  • jak zviditelnit "co se děje v komunitě" - kalendář aktivit (dočasné nebo ideální řešení)

Témata pro extra schůzky:

  • web Česko.Digital / Portál dobrovolníka / Caas - popis služby, nový tým a možná marketingová podpora 
  • marketingové strategie pro Show and Tell
  • fundraising a zadávání témat a obsahu (znovu projít spolupráci s marketéry - co mám dělat a co mohu čekat)

Témata / úkoly pro asynchro spolupráci:

  • Tereza Gagnon  připraví seznam partnerů a stav jednání, pošle odkaz, poté schůzka s cílem: rychlý akční plán pro fix cash-flow 

Někdy na příště:

  • #market-place a koordinace příchozích projektů 
  • téma: jak více budovat hodnotu Česko.Digital a hrdost k sounáležitosti s komunitou

12:00 - 13:00Obídko pauzičkavšichni🍔🥗🥙🌯🍜🍦

Odpolední diskuze
13:00 - 14:00Synchro a diskuze - slaďovací follow upna dopolední stand-up sessionvšichni

Sladění nad mezikompetenčními tématy

Potvrzení stávajících priorit

Je nutné něco v osobních / kompetenčních plánech upravit v rámci stanovených priorit?


1) Jak zviditelnit "co se děje v komunitě" - kalendář aktivit (dočasné nebo ideální řešení)

Ideální řešení: na webu / Portál dobrovolníka

  • Skrze RSVP (aktuální řešení pro Show and Tell) protažení na web
  • zodpovědnost: Martin Wenisch

Dočasné řešení:

  • Program management jako databáze všech milníků a akcí uvnitř i venku (snídaně, podcast, konference)
  • Stránka na wiki - Co se děje v komunitě - provázat s linkem do databáze
  • zodpovědnost: Romana Pokorná


2) Odclonění dobrovolníka od aktivit Česko.Digital: kompetenční model/CaaS

  • jak nezahlcovat tech komunitu?
  • Eventy na portálu dobrovolníka: mít eventy i na Slacku v konkrétních kanálech
  • obědy a snídaně: vykopneme do core týmu co s tím dál
  • potřeby komunity by měly být částečně vypracované v CaaS
  • nutno dodělat kompetenční model (personalizace) a zapracovat do onboardingu 2.0 (self-assessment a sběr zpětné vazby pro evaluaci seniority dobrovolníka)
10min🌯 Wrap-up + Další krokyvšichni

Co příště jinak a lépe?

  • sdílení pomáhá, vnímáme, jak a kde se můžeme propojit, jsme produktivnější
  • příště méně  času pro stand-up (10minut na každého)
  • debatu a průniky spolupráce probrat ještě před obědem (pak jsme KO)
  • po obědě spíš už jen naplánovat meetingy, témata na příště, případně 1 lehčí téma. Nebo už jen kafe a pokec (smile) 


Dovolené:

Martin WenischRomana Pokornáv týdnu od 17.5.

Eva Pavlíková2 týdny dovolené od 24.5.


Příští týden 18.5. on-line setkání nebude, potkáme se ale možná osobně - tentokrát neformálně a bez agendy.

Meeting v Opero 24.5. povede Tereza Gagnon





Co nám zbylo na příště:

14:00 - 14:20

🔥Partneři pro každou službu č.d (#market-place, konzultace, inkubátor, ideace + každý projekt v realizaci)

Romana Pokorná
  • Lean Canvas pro každou službu
  • "Product manager" služby
  • Patron / tj. komerční partner pro službu
  • Reklamy v kanále? Školení od partnera pro danou cílovku? Uvítací balíček? 
  • #market-place → Díky podpoře xy zde můžete poptávat dobrovolníky a dostat Podporu/péči od interního týmu, pomoci s nalezením vhodné spolupráce


14:20 - 14:30Dotaz ohledně indikátorů - koncept projektuRomana Pokorná




Ostatní témata z předchozích setkání, pokud zbyde čas + Témata s nízkou prioritou (mimo cíle >c.d.)
15min🇬🇧 Angličtina v >c.d.
(nízká priorita)
Lucie Zajíčková

Není to urgentní téma, ale pokud zbyde čas, ráda bych otevřela, protože se kolem mě objevuje víc a víc. Budu ráda za kontext, jak se o tom v >c.d. přemýšlelo třeba i v zakladatel. triu?

  • Uvažujeme o projektech v AJ? (Navazuji i na téma Martin Wenisch zde.)
  • Bylo by to zajímavé pro firemní partnery, kteří mají anglicky mluvící zaměstnance, kt. by se mohli jako expertní dobrovolníci zapojit?
  • Zároveň otevření v rámci expanze do Evropy?

Aktuální úkoly

odkaz na Trello nástěnku projektu