Komunitní event
Co je cílem / proč jej děláme
Cíle komunitního eventu
Společně oslavit dosažení milníku na projektu
Poděkování dobrovolníkům, kteří na projektu pracovali
Poděkování partnerům na projektu / zadavateli projektu
Informování komunity o dosažení milníku
Na koho z kmenového týmu se můžeš obrátit, když si s něčím při organizaci eventu nevíš rady?
- Potřebuješ pomoci s obsahem? Probrat, jestli je navrhnutý text ok? Obrať se do Slackového kanálu #ceskodigital-obsah
- Potřebuješ technickou pomoc? Obrať se do Slackového kanálu #support
- Potřebuješ pomoc s rozesláním emailingu nebo pomoc s grafikou ? Obrať se do Slackového kanálu #ceskodigital-mktg
| Pořadí jednotlivých aktivit | Načasování aktivity | Co je potřeba zařídit | Kdo je za to odpovědný |
|---|
1. příprava eventu | 3 týdny před datem konání | - stanovení datumu konání akce
- kontrola, že se vybraný datum nekryje s dalšími online akcemi (webináře UO, webináře čedu)
- vytvoření pozvánky na daný den a hodiny v Google Meet s licencí pro 250 osob
- obsah akce - co se na eventu bude dít, kdo na něm bude vystupovat a s jakým tématem
- domluvení se s vystupujícími na detailech jejich vstupu
- určení rolí
- moderátor
- technická podpora
- správce a překlikávač prezentace
- hlídač časomíry (pokud máme speakry)
- DJ
- fotograf - kdo pořídí print screen obrazovky při přípitku
- koordinátor speakrů
- příprava scénáře
- příprava medailonků a anotací (pokud budeme mít vystoupení speakrů)
- příprava grafiky "Save the date"
- příprava grafiky medailonků (pokud je potřeba)
- příprava textu pro emailing na dobrovolníky
- příprava emailing listu (emailové adresy dobrovolníků)
- příprava samotné rozesílky v ecomailu + přidat do přílohy ICS soubor (kliknutím si mohou přidat událost do kalendáře) / nebo tlačítko DONDU
- příprava prezentace - grafika, texty
- založení Sli.do pro pokládání otázek (pokud je relevantní)
- bude potřeba následně po akci sdílet cokoliv z ní na sociální sítě? Pokud ano, je potřeba dát včas (ideálně ty 3 týdny před) tuto informaci a domluvit se, jaké podklady k tom dodáme, a kdy.
| organizační tým pro event admin emailing v ecomailu |
| 2. oznámení o konání eventu | 2 týdny před datem konání | - postujeme oznámení o konání eventu společně s grafikou "Save the date" do kanálu General a do daného projektového channelu
- rozesíláme pozvání na event přes emailing na dobrovolníky (ne všichni jsou aktivní na Slacku, zejména pokud projekt běží více než rok)
| projektový koordinátor ve spolupráci s organizačním týmem pro event |
| 3. sladění se všemi vystupujícími | 1 týden před datem konání | - setkání se organizačního týmu a všech vystupujících
- sladění se na detailech
- upozornění, že hlavní účinkující potřebují kvalitní připojení k internetu
- ujištění se, že každý ví, jaká je jeho role v den konání eventu a že s ní každý počítá
- přejdeme si scénář krok za krokem - mentálně si přehrajeme celý event před očima a snažíme se vychytat poslední drobnosti
- domluvíme si případný plán B - co dělat když
- se speakrovi sekne obraz
- se moderátorovi sekne obraz
- budeme mít na online setkání nezvané hosty
- nebude fungovat technika - sdílení prezentací, Slido...atd
| organizační tým pro event |
| 4. den D - konání eventu | v den eventu | - postujeme připomínku o konání eventu do kanálu General a do daného projektového channelu
- ujistíme se, že
- máme finální prezentaci
- v prezentaci jsou všechny prolinky funkční
- všichni v organizačním týmu a všichni vystupující s dnešním dnem počítají
- nenastala u nikoho nenadálá událost, kterou bychom museli řešit na poslední chvíli
- domluvíme se, že technická podpora se na Google Meet připojí 30 minut před začátkem eventu, zbytek týmu a účinkující 15 minut před začátkem eventu
- 15-20 minut před začátkem eventu si zkontrolujeme, že
- funguje sdílení
- každý ze speakrů je dobře slyšet
| organizační tým pro event |
| Po skončení eventu | v ten samý den po skončení eventu | - postování print screenu z eventu do daného projektového channelu
| organizační tým pro event |
| následující dny po skončení evetu | - následující den nebo dny po konání eventu postování print screenu z eventu na sociálních sítích se stručným shrnutím eventu
- je potřeba se na sdílení na socme se domluvit předem
| marketingový tým |
| týmová retrospektiva | - do max. týdne od konání eventu zorganizovat týmovou retrospektivu
- na retrospektivě si otevřeně říkáme: co se nám povedlo // co se nám nepovedlo // co chceme do budoucna určitě zopakovat // jaké konkrétní kroky si bereme do realizace
|
|
