Oslava ukončení projektu / výročí / důležitého milníku


Komunitní event

Co je cílem / proč jej děláme

Cíle komunitního eventu

(info)  Společně oslavit dosažení milníku na projektu

(info)  Poděkování dobrovolníkům, kteří na projektu pracovali

(info)  Poděkování partnerům na projektu / zadavateli projektu

(info) Informování komunity o dosažení milníku 


Na koho z kmenového týmu se můžeš obrátit, když si s něčím při organizaci eventu nevíš rady?

  • Potřebuješ pomoci s obsahem? Probrat, jestli je navrhnutý text ok? Obrať se do Slackového kanálu #ceskodigital-obsah
  • Potřebuješ technickou pomoc? Obrať se do Slackového kanálu #support 
  • Potřebuješ pomoc s rozesláním emailingu nebo pomoc s grafikou ? Obrať se do Slackového kanálu #ceskodigital-mktg
Pořadí jednotlivých aktivitNačasování aktivityCo je potřeba zaříditKdo je za to odpovědný

1. příprava eventu

3 týdny před datem konání
  • stanovení datumu konání akce 
  • kontrola, že se vybraný datum nekryje s dalšími online akcemi  (webináře UO, webináře čedu)
  • vytvoření pozvánky na daný den a hodiny v Google Meet s licencí pro 250 osob
  • obsah akce - co se na eventu bude dít, kdo na něm bude vystupovat a s jakým tématem
  • domluvení se s vystupujícími na detailech jejich vstupu
  • určení rolí 
    • moderátor
    • technická podpora
    • správce a překlikávač prezentace
    • hlídač časomíry (pokud máme speakry)
    • DJ
    • fotograf - kdo pořídí print screen obrazovky při přípitku
    • koordinátor speakrů
  • příprava scénáře
  • příprava medailonků a anotací (pokud budeme mít vystoupení speakrů)
  • příprava grafiky "Save the date"
  • příprava grafiky medailonků (pokud je potřeba)
  • příprava textu pro emailing na dobrovolníky
  • příprava emailing listu (emailové adresy dobrovolníků)
  • příprava samotné rozesílky v ecomailu + přidat do přílohy ICS soubor (kliknutím si mohou přidat událost do kalendáře) / nebo tlačítko DONDU
  • příprava prezentace - grafika, texty
  • založení Sli.do pro pokládání otázek (pokud je relevantní)


  • bude potřeba následně po akci sdílet cokoliv z ní na sociální sítě? Pokud ano, je potřeba dát včas (ideálně ty 3 týdny před) tuto informaci a domluvit se, jaké podklady k tom dodáme, a kdy.

organizační tým pro event admin emailing v ecomailu

2. oznámení o konání eventu2 týdny před datem konání
  • postujeme oznámení o konání eventu společně s grafikou "Save the date" do kanálu General a do daného projektového channelu
  • rozesíláme pozvání na event přes emailing na dobrovolníky (ne všichni jsou aktivní na Slacku, zejména pokud projekt běží více než rok)
projektový koordinátor ve spolupráci s organizačním týmem pro event
3. sladění se všemi vystupujícími1 týden před datem konání
  • setkání se organizačního týmu a všech vystupujících
  • sladění se na detailech
  • upozornění, že hlavní účinkující potřebují kvalitní připojení k internetu 
  • ujištění se, že každý ví, jaká je jeho role v den konání eventu a že s ní každý počítá
  • přejdeme si scénář krok za krokem - mentálně si přehrajeme celý event před očima a snažíme se vychytat poslední drobnosti
  • domluvíme si případný plán B - co dělat když
    • se speakrovi sekne obraz
    • se moderátorovi sekne obraz
    • budeme mít na online setkání nezvané hosty
    • nebude fungovat technika - sdílení prezentací, Slido...atd
organizační tým pro event
4. den D - konání eventuv den eventu
  • postujeme připomínku o konání eventu do kanálu General a do daného projektového channelu
  • ujistíme se, že
    • máme finální prezentaci
    • v prezentaci jsou všechny prolinky funkční
    • všichni v organizačním týmu a všichni vystupující s dnešním dnem počítají
    • nenastala u nikoho nenadálá událost, kterou bychom museli řešit na poslední chvíli
  • domluvíme se, že technická podpora se na Google Meet připojí 30 minut před začátkem eventu, zbytek týmu a účinkující 15 minut před začátkem eventu
  • 15-20 minut před začátkem eventu si zkontrolujeme, že
    • funguje sdílení
    • každý ze speakrů je dobře slyšet
organizační tým pro event
Po skončení eventuv ten samý den po skončení eventu
  • postování print screenu z eventu do daného projektového channelu
organizační tým pro event
následující dny po skončení evetu
  • následující den nebo dny po konání eventu postování print screenu z eventu na sociálních sítích se stručným shrnutím eventu
  • je potřeba se na sdílení na socme se domluvit předem
marketingový tým
týmová retrospektiva
  • do max. týdne od konání eventu zorganizovat týmovou retrospektivu
  • na retrospektivě si otevřeně říkáme: co se nám povedlo // co se nám nepovedlo // co chceme do budoucna určitě zopakovat // jaké konkrétní kroky si bereme do realizace