Česko.Digital používá balík Google Workspace (dříve G Suite), v rámci kterého máme sdílený Google Drive pro uložení dat. Z mnoha důvodů by ale nebylo praktické sdílet jeden disk napříč všemi projekty a týmy, které v Česko.Digital existují. Proto mají jednotlivé projekty a týmy vesměs vlastní sdílené disky (Shared Drives), ke kterým mohou snadno dávat přístup svým dobrovolníkům.

Řízení přístupu

Základní fakta:

• Nově založený sdílený disk je přístupný pouze pro toho, kdo jej založil.
• Další uživatele je potřeba přidat explicitně (například pravý klik na název disku a příkaz Manage members).
• Kromě toho mohou uživatelé požádat o přístup sami, když si sdílený disk otevřou (například odkazem ze Slacku) a nemají k němu přístup.
• Lze přidávat i uživatele mimo organizaci Česko.Digital (to je pointa věci).
• Kromě přidávání uživatelů ke sdílenému disku lze jednotlivé dokumenty nebo složky sdílet ad-hoc, jednotlivě, pomocí odkazu, což běžně používáme.

Když přidáváte nového uživatele disku, máte na výběr mezi kategoriemi Manager, Content Manager, Contributor, Commenter a Viewer, viz podrobný článek v nápovědě. Pro nás jsou nejdůležitější tyto kategorie:

• Manager může s diskem dělat cokoliv, zejména může spravovat jeho uživatele. Důležité je, že mu chodí mailem upozornění, když si někdo požádá o přístup k disku.
• Content Manager může dělat téměř cokoliv, ale nemůže spravovat uživatele (takže mu nechodí mailem žádosti o přístup).
• Contributor je zhruba totéž co Content Manager, ale nemůže přesouvat soubory v rámci disku.

Stručně řečeno by disk měl mít aspoň dva Managery (například koordinátory projektu) a zbytek týmu může být v roli Content Manager. Roli Manager je dobré nedávat příliš mnoha lidem, ať je pak Google Drive zbytečně všechny nespamuje žádostmi o povolení přístupu.

Sdílení pomocí odkazů

Na sdíleném disku nejsou dokumenty moc dobře k nalezení, většina uživatelů na ně narazí prostřednictvím odkazu ve Slacku, v Trellu nebo na wiki. Pokud nemáte vážný důvod proti (například ochranu osobních údajů), sdílejte dokumenty pomocí odkazů tak, aby byly úplně všem přístupné aspoň pro čtení. Odkaz získáte v dialogu Share (modré tlačítko napravo nahoře):

Nejčastější nastavení je tedy Anyone with the link (Kdokoliv s odkazem) a Viewer (smí si dokument přečíst) nebo Commenter (smí dokument komentovat).