Jak na Kolaborativní inbox (emailovou podporu)
Kolaborativní inbox (Collaborative inbox) je poměrně novým rozšířením Google groups. Skupiny (google groups) mohou fungovat jako emailový alias, aniž by musel existovat Google účet pro takovou emailovou adresu. Využíváme to právě pro emailové adresy typu pomoc@cesko.digital, kde není konkrétní osoba jako vlastník účtu (nebo se může časem měnit). Členem skupiny mohou být jak interní uživatelé s adresou @cesko.digital, tak uživatelé externí.
Aliasů lze skupině přiřadit více, ale ne vždy to může být ku prospěchu věci – naopak to může působit matoucně pro členy skupiny.
Seznam existujících skupin lze nalézt v nabídce All groups (viditelné dle nastavení skupiny, některé systémové skupiny mohou být skryty). Pro adminy také v https://admin.google.com/ac/groups.
Založení nové skupiny
Skupinu lze založit dvěma způsoby. V Google Admin Console nebo v My Groups (tlačítko Create group). Do Admin Console mají přístup pouze někteří admini (např. Radko Jiroušek), v My Groups (a.k.a. new Groups) si může založit skupinu kdokoliv z Česko.Digital emailem, ale takovou skupinu nelze použít pro příjem emailů z externích emailových adres (jako veřejnou). Vytvořit ji můžeš, ale někdo s vyššími právy (opět např. Radko Jiroušek) pak musí povolit příjem emailů i mimo organizaci
Skupina vs. Kolaborativní inbox
Ve skupině můžete spravovat členy, aliasy a doručování (přeposílání) zpráv. Můžete zprávy vytvářet, číst a odpovídat na ně.
Pokud je pro skupinu zapnuta funkcionalita Collaborative Inbox, mohou členové skupiny navíc používat rozšířené funkce jako přiřazování konverzací, štítky nebo označování konverzací jako vyřízené.
Přidávání členů skupiny
Podle nastaveného oprávnění je možné se ke skupině připojit, požádat o připojení nebo přidávat nové členy. Spravovat členy skupiny mohou typicky Group owners a managers, případně každý člen (dle nastavení a smyslu skupiny). Ve většině případů lze o členství ve skupině požádat.
Nastavení příjmu emailů ze skupiny
V některé skupině chceš vědět o každém emailu okamžitě, jindy stačí denní přehled (přehled emailů po 25/150).
Nastavení příjmu emailů lze zvolit v "My membership settings" nebo při přidávání nového člena do skupiny. V každé skupině si můžeš zvolit svoje nastavení.
Nastavení v "My membership settings":
Nastavení pro členy skupiny:
