Jak se domluvit s dobrovolníkem na spolupráci

...aneb jak se nejlépe vyhnout ghostingu 👻 a dát najevo, že na jeho/její práci záleží, že je důležitá a že je součástí celé řady kroků vedoucí k jasně definovanému cíli. 

Tento článek slouží komukoliv, kdo našel novou posilu do projektu nebo pro konkrétní úkol - nejčastěji tento návod využijí projektoví koordinátoři nebo tech-leadi.

🤝 7 kroků k úspěšné spolupráci s expertním dobrovolníkem

• být v souladu s hodnotami Česko.Digital
• nastavit si způsob komunikace
• zjistit časové kapacity dobrovolníka
• vyjasnit si roli v týmu
• komunikovat zadání úkolu, včetně kontextu v rámci projektu
• určit si termín dokončení
• průběžně komunikovat

1️⃣ Způsob kontaktu

• Slack je náš hlavní komunikační kanál, ale je dobré vědět, zda je OK v urgentním případě napsat SMS nebo kontaktovat jinak než na Slacku (ověřit, zda máme kontaktní informace v Airtable)
• jednou z našich hodnot je otevřenost, proto pro komunikaci využíváme primárně projektový kanál
• nového člena týmu pozveme na všechny relevantní schůzky (např. projektová, dedikovaná konkrétnímu týmu jako UX/vývoj/marketing)

2️⃣ Časová a personální kapacita

• pro plánování v projektu je pro nás důležité vědět, kolik času chce dobrovolník projektu věnovat, případně kdy bude na úkolech pracovat, a jestli počítá s dlouhodobou spoluprací nebo spíš jednorázovým zapojením
• na některé pozice je vhodné mít rovnou 2 lidi do tandemu, to platí také v případě, když jeden je seniorní a druhý juniorní

3️⃣ Role v týmu a návaznost prací

• představit strukturu projektového týmu včetně nejbližších kolegů (dobrovolník by měl znát i "leadership tým Česko.Digital", který může být na projektu aktivní) - detailní informace máme na projektové stránce projektu ve wiki nebo v Program Managementu 
• určit si konkrétní pravidla, pokud jsou při práci potřeba, např. systém schvalování konkrétních výstupů nebo kdo dělá "merge", revize textu atd. (tech-lead, UX lead, šéfredaktor)
• představit dobrovolníkovi jeho konkrétní roli, upřesnit návaznost na kolegy v týmu, kteří budou po dokončení úkolu pokračovat další činností
• seznámení s nástroji, které bude pro svou práci potřebovat (Slack, Trello, Github, ...)

 4️⃣ Kontext 

• při zadávání práce poskytnout co nejvíce informací o projektu, aktualizovat informace a odkázat na wiki stránku projektu
• do zadání úkolů popsat celý kontext včetně navazujících kroků 
• vysvětlit, jaká je role expertního dobrovolníka v tomto konkrétním úkolu, proč je jeho práce důležitá a jaký má přínos pro celý projekt

5️⃣ Termíny

• hned na začátku si určit dílčí termíny nebo termín odevzdání výstupů a ten si odsouhlasit společně s dobrovolníkem
• všechny úkoly by měly být uvedeny v trackovaním nástroji (např. Trello) s termínem a 1 zodpovědnou osobou
• odsouhlasený termín brát v rámci vlastního plánování jako nice-to-have a přihodit rezervu

6️⃣ Průběžná komunikace

• před termínem odevzdání pravidelně komunikovat s dobrovolníkem, zda má vše a je mu vše jasné, zda nepotřebuje s něčím pomoct
• díky pravidelnému kontaktu se často objeví nejasnosti v zadání, které mohou úkol (projekt) posouvat úplně jiným směrem, společným vyjasněním opět nastavíme hladkou cestu
• dobrovolník získává pocit, že si jeho práce vážíme (a nemýlí se), reakce je vesměs pozitivní
• je vhodné nastavit pravidelné kontroly úkolů na týmové nebo celoprojektové schůzce

7️⃣ Nadhled a psychohygiena

• shrnout si pro sebe hlavní záměr, se kterým zprávu píšu nebo vedu komunikaci (a někdy je k pročištění záměru nutná třeba procházka v lese)
• záměr ovlivňuje volbu slov a (bacha, ezo!) určuje náladu komunikace

👣 První kroky při zapojení na projektu 

🐥 Jak usnadnit dobrovolníkovi vstup do projektu a kde k tomu najde potřebné podklady