2020-09-15 zápis z konzultace řízení projektů

Datum

15 Sep 2020

Účastníci

Cíle

představit současný stav koordinace projektů Česko.Digital a probrat možné nápady na její optimalizaci

Body porady

Čas	Položka	Kdo	Poznámky
5 minut	Specifika koordinace projektů Česko.Digital	Jindřich Oukropec	jsme komunitní ne komerční organizace, dobrovlníci se zapojují do projektů na základě jiných motivací dobrovolník není zaměstnanec a tak se občas odmlčí a my hledáme cesty, jak ho znovu zaktivovat
15 minut	Inkubační proces	all	Petr: Co je to inkubační proces? jaký je jeho cíl? kdy poznáme, že je tento proces u konce? Jindřich: za mě je to chvíle, kdy máme od organizace jasné zadání a za nás projekt naplňuje hodnoty Č.D Lucka: myslím, že to stále hledáme, já jsem například ve fázi ideji u Střechy duševního zdraví Katka: nemáme to jasně dané Petr doporučuje: potřebuje se to sjednotit, sepište si balíček věcí, které musí být splněny v inkubační fázi, může to být případně i podepsaný dokument mezi organizací a Č.D, kde se jasně popíše rozsah spolupráce, organizace bude mít jistotu, že se projekt uskuteční a Česko.Digital prokáže svou profesionalitu, vám koordinátorům nebude chybět, že nejste v inkubační fázi a budete vědět, co, proč a v jakém časovém bloku se po vás chce, nebojte se (v extrémním případě) projekt vrátit, pokud shledáte že nemáte potřebné materiály = takto zamezíte chaosu a nedorozuměním
10 minut	Profil dobrovolníků	all	Jindřich: profilujeme se jako expertní organizace, řada dobovolníků, ale experti nejsou, nemůže nás jejich nedostatečná zkušenost limitovat při řízení projektů? mám známé studenty, váhám zda je přizvat Katka: všimla jsem si, že spousta dobrovolníků jde do Česko.Digital právě proto, aby se něco naučili, je to jejich motivace Lucka: ano, nemají někdy zkušenosti a to je dobře - máme řadu juniorních úkolů, kde ti expert řekne, že to dělat nebude - nudil by se Petr: myslím, že důležitější než míra expertízy je jejich motivace a napojení na ostatní, ideální tým je složen z lidí, co se znají - kamarádi, bývalí kolegové atd.
10 minut	Techlead - klíčová role	all	Petr: tam, kde expertýza nutná je - je role techleada Katka: potvrzuji svými zkušenostnmi ze Cityvizor, výměna techleada zbrzdí projekt i na měsíc, ve fázi vývoje se bez něj nehneme Lucie: je dobré se zeptat, zda už někdy tech-leadi byli, preferovala bych, aby tu zkušenost měli, rozhodně u velkých projektů Jindřich: co z toho udělat podmínku? Petr: za kvalitu tech-leada by měl zodpovídat CTO (Radko Jiroušek ), on by měl být (časem), garantem jejich kvalitu a vhodného výběru, tím by se mohlo předejít jejich výpadku/neprofesionalitě/nesamostatnosti...
15 minut	Pravidelné schůzky	all	Jindřich: vidím, že u Vašich projektů máte pravidelné týdenní a dvoutýdenní schůzky/statusy pro synchronizaci, update atd., co z toho udělat nutnou součást všech projektů? u Jehlomatu to není, chybí mi to Katka: my máme v Cityvizoru status 1x za 14 dní, ze začátku jsme měli 1x týdně synchro koordinátorů - bylo to pro mě moc důležitý, projekt jsem neznala Lucie: my se také setkáváme jak týdně s koordinátory, tak pak 1x za 14 dní týmově, ale pozor ať se to neduplikuje Petr: ono je to hlavně důležité i pro Eva Pavlíková - pokud je zodpovědná za řízení projektů, musí se mít kam koukat, nemůže být u všeho, ideálně by asi měla pomáhat tam, kde je třeba, ale jak se dozví to "kde je třeba"? Jindřich: z posledního zápisu za Wiki? dívá se na Slack... Lucie: my si vždy píšeme, co se udělalo a co se udělá Katka: mě docela chybí týdenní souhrn aktualit, něco jako je už teď měsíční newsletter Jindřich: mám s tím špatné zkušenosti, ze začátku jsou všichni nadšení, ale po měsíci to nikdo nečte Petr + Lucie: máme stejné zkušenosti Petr shrnutí: neřešte, že jste neziskovka a oni jsou dobrovolníci, lidé chtějí přesně vědět, co mají dělat, mají rádi, když je někdo vede, nebojte si přidělat práci pravidelnými status reporty Lucka: to do jisté míry splňují naše zápisy...
5 minut	Nápad na společný dokument/proces aktivace a vedení koordinátorů-dobrovolníků	all	Jindřich: už to nestihneme probrat, ale dávám dohromady jakýsi návod, jak aktivovat dobrovolníka-koordinátora. Jedná se o cestu od momentu, kdy někdo na Slack napíše "chci být koordinátorem" až do momentu, kdy efektivně vede a do zdárného konce dovede svěřený projekt. Výstupem může být i zcela jednoduchý seznam úkolů nebo schéma/proces. Toto můžeme připojit na Wiki/Confluence k popisu role Project & Care koordinátora. Někam dolů jako odkaz. Je to pro nás project&care, abychom jednotně a efektivně aktivovali a vedli koordinátory. Tento návod bychom dále optimalizovali podle potřeb. Petr: co zveřejnit jejich jména přímo na home page webu Česko.Digital? vystavit je veřejně je donutí k větší zodpovědnosti, zároveň je to PR...
5 minut	Poděkování	all	Project & Care: Díky moc, padlo spoustu užitečných rad! Petr: Není zač, určitě se ozvěte, pokud budete chtít nějakou radu/feedback, rád pomůžu

Aktuální úkoly

Jindra vytvoří zápis a nasdílí #ceskodigital-care, #project-management a #coreteam 15 Sep 2020
Zápis/nápady probereme na čtvrteční Brain&Breakfast 17 Sep 2020