Jak na schůzky (zápis, agenda, sdílení na Slacku)

Owned by Eva Pavlíková
Last updated: 08. March 2022 by Romana Pokorná

Pracujeme často vzdáleně, v různých hodinách dne nebo různých časových pásmech. Bez zápisu ze schůzky se neobejdeme, protože sdílení informace je nezbytný krok pro spolupráci v týmu a společný posun v před.

Pravidla

  1. Z každé schůzky se dělá zápis (aby všichni byli v obraze a neunikal nám kontext, nezapojený dobrovolník tak může snadno naskočit do projektu a zorientovat se)
  2. Každý zápis je sdílen příspěvkem na Slacku (výtah toho nejpodstatnějšího, aby každý v kanále pochopil, zda se ho obsah v zápise týká nebo ne, transparentní komunikace)
  3. Ke konání schůzky se předem dělá agenda (každá schůzka má nějaký důvod, cíl a výstup, toto by mělo být v agendě, kterou sdílíme dopředu, aby se na schůzku mohl každý připravit)
  4. Zápis dělají koordinátoři, kteří se střídají (případně kdokoliv jiný v týmu dle domluvy)

4 kroky, jak vytvořit zápis na Wiki

  1. Najdi si správný prostor projektu, kam chceš zápis vložit.

  2. Vytvoř nový zápis - kliknutím na tlačítko Tři tečky vedle tlačítka Vytvořit.


  3. Pro vytvoření zápisu se nech vést instrukcemi v šabloně zápisu

    Všechny úkoly si vedeme v projektovém nástroji (např. Jira). Šablona ti přesto umožňuje zapsat úkol do zápisu - může se hodit pro zdůraznění důležitých úkolů.


  4. Uložený zápis sdílej do Slackového kanálu se shrnutím schůzky, s klíčovými tématy ze schůzky a odkazem na celý zápis.

    1. Tvůj příspěvek na Slacku by měl odpovídat na otázky:
      1. K jakým důležitým rozhodnutím jsme jako tým dospěli? (nejde tolik o to, co se probíralo, ale co to pro projekt znamená)
      2. Na čem v projektu aktuálně pracujeme, co má největší prioritu a kdy to bude hotové nebo co k tomu případně potřebujeme
      3. Co se bude dít dál? Kdy se opět sejdeme (a rovnou přidat datum, čas a odkaz na Google Meet)
      4. Rovnou založ zápis na další schůzku (jako v bodech 1 a 2) jako agendu dalšího setkání, přilož odkaz, aby mohli ostatní přidávat svou agendu a na schůzku se připravit
 Ukázky příspěvků s odkazem na zápis:


Související články