[WIP] Performance Reviews & Feedback

Cíle

Cílem je podpořit vzájemné sdílení zpětné vazby a růst každého člena kmenového týmu. Chceme každému umožnit, aby v práci pro komunitu Česko.Digital využíval naplno své silné stránky, rozvíjel se a rostl.
Zpětná vazba pomůže zvýšit spolupráci, efektivitu a profesionalitu celého týmu a celkově rozvinout do praxe tyto hodnoty a jejich každodenní žití námi všemi.
Cílem sdílení zpětné vazby je také dodání důvěry a motivace k dalším výzvám.

Rozhodli jsme se všechny výše zmíněné body zarámovat do kvartálního sdílení zpětné vazby a půlročních performance reviews, kde vzniká bezpečný prostor pro diskuzi nad tím, co se povedlo a co naopak zlepšit, jak se nám daří spolupracovat, vzájemně komunikovat a kam chce každý z nás růst a směřovat v budoucnosti.

Harmonogram

• Q1: Leden, Vyhodnocení v únoru - Zpětná vazba

• Q2: Květen, Vyhodnocení v červnu - Komplexní Performance Review

• Q3: Červenec, Vyhodnocení v srpnu - Zpětná vazba

• Q4: Září, Vyhodnocení v říjnu - Komplexní Performance Review

Proces

Kvartální setkání ke zpětné vazbě

(Leden a červenec)

Prostor pro vzájemnou zpětnou vazbu se svým rozvojovým manažerem (více o této roli níže). Setkání by mělo trvat minimálně 30 minut a je vhodné přípravě věnovat také alespoň 30 minut.

Základní pravidla pro úspěšný průběh setkání aneb jaká by měla být zpětná vazba:

• Pozitivní: Často zapomínáme na to, co se povedlo. Jaké úspěchy má kolega za sebou? Co se vydařilo? Za co se k Vám na kolegu dostala zpětné vazba od někoho jiného v komunitě?

• Konstruktivní: Zpětná vazba by vždy měla být konkrétní a jasně formulovaná. Hodnotíme situace a chování v nich, nikoliv člověka a jeho vlastnosti. Je také vhodné nabídnout podporu nebo návrh řešení.

• Ocenění: Protože všichni do své práce dáváme maximum, je vhodné toto setkání využít i pro pochvalu či ocenění za kolegovo nasazení a to i v případě, že máme pocit, že se ne vše dařilo tak, jak jsme si představovali. Vždy je se za co vzájemně pochválit.

• Nesrovnáváme: Je důležité nesrovnávat kolegu s někým dalším z týmu. Srovnávejme pouze kolegu s ním samým v čase, např. s odkazem na jeho začátky v Česko.Digital a kam se posunul.

Půlroční Performance Reviews

(Květen, září)

Níže jsou popsány kroky, které jsou součástí půlročního vyhodnocování spolupráce - tzv. Performance Reviews:

1. Nominace

• Hodnocený člen týmu sám nominuje, od koho zpětnou vazbu chce (cca 4 - 6 lidí z různých oblastí, rolí a typů vzájemné spolupráce - přímé i nepřímé kolegy a kolegyně, kmenový i dobrovolnický tým). Tento seznam nasdílí se svým rozvojovým manažerem, mohou případně společně seznam upravit.

  • Např. Support Koordinátor si vybere následující:

    • CDO, Support Koordinátor kolega, Spolupracující kolegyně z marketingu, Zadavatel (Např. Product Owner), Dobrovolník z projektového týmu (Klidně specialista nebo lead nějaké oblasti)

2. Sběr zpětné vazby

• Tito vybraní lidé jsou pak požádáni hodnoceným člověkem, aby mu vyplnili zpětnou vazbu.

  • Na výběr mají 2 písemné možnosti: 

    • Formulář s otázkami, kde jsou definované hodnotící otázky + otevřené pole pro doplňující komentář,

    • Případně pokud písemná forma není ideální, je možnost si zavolat s rozvojovým manažerem - rozvojový manažer sepíše z hovoru zápis a sdílí člověku, který zpětnou vazbu dává, pro kontrolu, zda bylo vše zachyceno správně a tak, jak to daný člověk myslel.

3. Sebereflexe

• Hodnocený člen týmu si také projde sebereflexí (link TBA) na podobné otázky, jako dostane tým. Má pak možnost zreflektovat, jak se vidí on sám a jak ho vidí lidé kolem. Otázkám je vhodné vyhradit dostatečný čas a být k sobě v hodnocení maximálně upřímný.

4. Sběr + vyhodnocování rozvojovým manažerem

5. Sdílení zpětné vazby na vyhodnocovacím meetingu

• Rozvojový manažer po vyhodnocení naplánuje setkání s hodnoceným kolegou na 30 - 60 minut dle potřeby.

• Na setkání společně probírají:

  • souhrn zpětné vazby, kterou rozvojový manažer získal od všech kolegů

  • sebereflexi hodnoceného kolegy a srovnání se zpětnou vazbou od týmu

  • další kroky, které je možné podniknout

  • ❗️Ze setkání nezapomeňte sepsat zápis.

6. Nastavení cílů

• Je vhodné mít nastavené osobní cíle na časové období (ideálně 6 měsíců), ke kterým se zpětná vazba může následně vztahovat. Pokud člověk nemá nastavené cíle, lze hodnotit obecně, ale ideálně by při dalším sběru zpětné vazby měly být cíle společně s rozvojovým manažerem na další půlrok nastaveny s tím, že mohou vyplývat i ze získané zpětné vazby. 

• Pro nastavování cílů do dalšího období je možné se opět setkat s rozvojovým manažerem, ideálně s odstupem alespoň týden od vyhodnocování zpětné vazby.

• Člověk, který si cíle stanovuje, zpětnou vazbu zapracuje do přípravy a na setkání s rozvojovým manažerem už přichází s návrhy konkrétních cílů.

• Cíle pak nastavujete společně tak, aby byly dostatečně ambiciózní a SMART a také vztaženy ke strategii (OKRs) celé organizace.

Harmonogram Performance Review

• Týden 1: Informace o zpětné vazbě + sběr nominovaných lidí pro poskytnutí zpětné vazby

• Týden 2 - 3: Vyplňování zpětné vazby + vlastní sebereflexe

• Týden 4: Sběr + vyhodnocování rozvojovým manažerem

• Týden 5: Sdílení zpětné vazby na vyhodnocovacím meetingu

• Týden 6: Goal setting na další půlrok

Sebereflexe

Konkrétní otázky najdeš zde ve formuláři. Můžeš vyplnit ten nebo využít jiný, pro Tebe více vyhovující formát. Nezapomeň pak sebereflexi sdílet se svým rozvojovým manažerem.

Otázky zpětné vazby na kolegu

Co se hodnotí:

• Spolupráce a komunikace v týmu (25%),

• jak daný člověk žije hodnotami Česko.Digital (25%),

• co se mu daří na jeho roli (20%),

• na čem by mohl zapracovat a zlepšit v rámci své role (20%) a případně jak,

• možnost doporučit kariérní kroky pro kolegu (10%).

Konkrétní otázky najdeš zde ve formuláři.

Role v procesu

Rozvojový Manažer

V týmu má každý svého rozvojového manažera, který ho podporuje v jeho růstu, sdílí zpětnou vazbu a společně nastavuje cíle pro další období.

• Tento člověk danou osobu ani nemusí osobně znát nebo s ní nemusí spolupracovat. Naopak je toto pro zachování objektivity spíše doporučováno.

• Jeho úkolem je posbírat zpětnou vazbu, zpracovat ji, a připravit z ní výstup pro půlroční performance review. Tento výstup následně sdílí kolegovi - ideálně na synchronní schůzce, kde je prostor k doptání se a diskuzi nad dalším postupem.

• Výběr rozvojového manažera: Měl by to být někdo seniornější v oblasti Tvé role - např. Juniorní programátor si vybere seniorního programátora. Tento člověk Ti může dát cenné rady v rámci dalšího rozvoje s ohledem na to, že si prošel podobnou zkušeností.

Více o zpětné vazbě obecně

Tipy, jak sdílet a přijímat zpětnou vazbu

Zdroje

FAQ