Jak pracovat s tabulkou Projektových týmů v Airtable
Tato stránka slouží jako návod pro zadávání záznamů do tabulky Projektových týmů v Airtable databázi.
Proč máme tabulku projektových týmů?
Hlavním účelem je přehled o zapojených dobrovolnících z pohledu celého projektu i aktuálního stavu.
Rádi bychom si v komunitě udržovali přehled o tom, jaké je složení týmů na jednotlivých projektech, kdo se zapojuje do různých aktivit, jak dlouhá jsou jednotlivá zapojení, chceme mít k dispozici i historická data, nejen aktuální stav, abychom mohli například při uzavírání projektu poděkovat všem lidem, kteří se na projektu kdykoliv v průběhu jeko existence nějak podíleli.
Slibujeme si od toho také možnost získat relevantní data, která nám pomohou vytvářet lépe zacílené příležitosti pro dobrovolníky.
Kde najdu tabulku projektových týmů?
Tabulku v současné době najdeš v Airtable v rámci Program managementu - záložka Projektové týmy.
Kdo je zodpovědný za tabulku projektových týmů?
Za aktuálnost dat o složení týmu na svých projektech zodpovídá projektový Support, který má zároveň na starosti stavět a doplňovat tým podle potřeby - více o roli a úkolech najdeš zde: https://cesko-digital.atlassian.net/l/c/Dt1zZ01R
Jak funguje tabulka projektových týmů?
Pro každé jednotlivé zapojení člověka na projektu existuje unikátní řádek. Umožňuje nám tak sledovat délku zapojení na jednotlivých rolích a data se navzájem nepřepisují. Tabulka je prolinkovaná s kompletními záznamy o dobrovolnících, vytahuje si z nich několik potřebných dat.
Postup při vyplňování:
Name: Vyplním jméno
Jméno na Slacku: Vyhledám a vyberu příslušný záznam (synchronizuje se s databází dobrovolníků)
Slack: E-mail: Vyplní se automaticky
Slack: Avatar: Vyplní se automaticky, pokud záznam existuje
Link na sociální sítě: Vyplním odkaz na LI, GH apod, dle preferencí daného člověka (může být použito např. při výpisu na stránky, při poděkování na sociálních sítích apod)
Projekt: Vyhledám a vyberu příslušný záznam
Role na projektu: Vyplním, jakou roli člověk na projektu zastává
Hledané role (Portál dobrovolníka): Obsadil-li člověk nějakou roli uveřejněnou na Portálu dobrovolníka, vyhledám a vyberu příslušný záznam
Datum otevření role: Vyplní se automaticky z databáze Portálu dobrovolníka, pokud vyberu Hledanou roli
Role v Česko.Digital: Vyberu, zda se jedná o interní tým, zadavatele, dobrovolníka či dočasnou placenou roli
Začátek zapojení: Pokud se člověk zapojil před 1. 12. 2021, od kdy počítáme statistiky z této tabulky, je možno nechat prázdné. V případě, že se zapojil později, vyplním začátek zapojení na dané roli
Konec zapojení: Zadám datum ukončení zapojení na dané roli
Kontakt: Slouží pro veřejný pohled, není totožné se Slack: E-mail. Vyplním sem kontakt na daného člověka, pokud ho potřebuji zveřejnit v pohledu na projektu.
Jak nastavit jednotlivé pohledy a k čemu jsou dobré:
Vycházím z pohledu Všechny záznamy, což je kompletní tabulka
Pohled Jméno projektu - all: Nastavím filtr dle projektu; toto bude kompletní tabulka za historii projektu, hodí se například pro závěrečná poděkování nebo informování všech zainteresovaných do projektu
Pohled Jméno projektu - current: Nastavím filtr dle projektu a filtr dle konce zapojení, kde Konec zapojení is Empty; jde o tabulku aktuálního týmu, aktivních lidí na projektu - hodí se například, pokud chci oslovit všechny aktuálně zapojené lidi
Pohled Jméno projektu - public: shodný filtr s Jméno projektu - current, ale ponechám viditelné pouze sloupečky, které chci, aby se zobrazovaly veřejně, minimálně tedy Jméno, Role na projektu, Role v Česko.Digital a Kontakt. Může se hodit také například Jméno na Slacku.
Tento pohled pak slouží jako veřejný pohled, který jde zakomponovat do projektové Wiki, pro reálnou ukázku koukni třeba sem: https://cesko-digital.atlassian.net/l/c/DDfF7kQA - sekce Projektový tým se propisuje právě z pohledu Pohyb je řešení - public.