Cílem této stránky je popsat samostatný proces přípravy komunikačního launche a dát jasný návod, co kdo má dělat, s kým se na koho obracet, kdo z kmenového týmu funguje jako garant konkrétní aktivity.
Proč komunikační launche děláme? 📣
Každý projekt v Česko.Digital má v přehledu svým týmem evidované důležité milníky.
Za dva stěžejní milníky považujeme
1. představení projektu po fázi inkubace / při přechodu projektu do realizace
2. ukončení projektu, jeho předání zadavateli a závěrečná oslava.
Když se u projektu blíží dosažení jednoho z těchto milníků, začínáme pracovat na komunikačním launchi - plánu pro oznámení těchto milníků komunitě i veřejnosti.
Cílová skupina = expertní dobrovolníci v naší komunitě Cíl: oslava dosažení milníků v komunitě (nikoliv jen v práci daného projektu)
Cílová skupina = neziskové organizace Cíl: představení problematiky a jejího řešení
Cílová skupina = stát a organizační složky státu Cíl: představení problematiky a jejího řešení |
Jak probíhají komunikační launche?
A. Přípravná fáze 💡
Aktivita | Co to znamená? | Kdo je za ni odpovědný | Kdy |
---|
| Je/ bude připravované řešení nebo hlavní výstup hotové do spuštění launche? | projektový koordinátor + zadavatel projektu | minimálně 1,5 měsíce před termínem avizovaného launche |
1.1. ověření, že plánovaný milník je evidovaný v Program Management | S plánem milníků v Program Managementu pracuje celý mktg kmenový tým i projektový kmenový tým.
Milníky, které v Program Managementu nejsou zadané, pro tým neexistují, nepočítá s nimi, neví o nich.
| projektový koordinátor | 1,5 měsíce před termínem avizovaného launche ideálně i dříve |
2. | - 2-3 mktg koordinátoři
- koordinátorský tým pro organizaci interního eventu - ideálně 3-4 dobrovolníci
| placený marketingový koordinátor + dobro marketingový koordinátor | více než 1 měsíc před termínem launche |
3. rozdělení a popsání kompetencí ve vytvořeném týmu |
| projektoví a mktg koordináři + zadavatel projektu | více než 1 měsíc před termínem launche |
4. vytvoření plánu v Confluence/Wiki | | mktg koordinátoři | 1 měsíc před termínem launche |
5. |
| projektový koordinátor společně s mktg koordinátori | 1 měsíc před termínem launche |
6. přidělení jednotlivých kartiček s úkoly v rámci |
| celý tým na společném statusu | 1 měsíc před termínem launche |
7. | | mktg koordinátoři | 1 měsíc před termínem launche |
8. koordinace nad jednotlivými aktivitami, hlídání termínů, slaďování se s jednotlivými členy týmu |
| mktg koordinátor | průběžně až do termínu launche |
9. pravidelné krátké sdílení stavu launche na úterním all hands |
| projektový koordinátor + mktg koordinátor | průběžně až do termínu launche |
10. naplánovat celotýmovou retrospektivu |
| projektový koordinátor společně s mktg koordinátorem | po skončení launche |
Taktika | Výstupy | Cíl | Nutné aktivity | Kdo je za ně odpovědný |
---|
Public relations | - oslovení médií pro exkluzivní výstup
- připravený médialist
- tisková zpráva
- tisková konference (!!! preferovaná v případě dokončeného projektu, novináře zajímají výsledky)
- online event pro novináře (v případě představení nového projektu)
| - informovat novináře o nově spuštěném projektu, problému, který budeme řešit apod.
- TK - v případě potřeby hlubšího vysvětlení tématu novinářům zorganizovat tiskovou konferenci online nebo offline
- přiblížit problematiku a pro některé novináře to splní funkci TK
| - vytipování novinářů pro oslovení k exkluzivnímu výstupu
- příprava krátkého textu pro oslovení novinářů pro exkluzivní výstupy
- vypracování seznamu novinářů = médialist, pro které je naše téma relevantní
- příprava zadání pro PR kolegyně
- příprava grafické přílohy k tiskové zprávě - obrázek, infografika atd
| PR Česko.Digital + partner na straně zadavatele |
Emailing | - zařazení do pravidelného newsletteru ČD
- emaily na dobrovolníky z komunity příp. na partnerské organizace
| - komunitě ve stručném přehledu připomenout pro případ, že by ve Slacku přehlédla
- odkomunikovat v newsletteru s linkem na článek a výzvou ke sdílení
| - příprava podkladů pro redakci ČD, která zpracovává newsletter
- příprava textu pro emailing
- příprava šablony v Ecomailu
- testovací emailing
- rozeslání emailingu
| Obsah Česko.Digital marketingoví koordinátoři z realizačního týmu |
Obsahový marketing | - intro článek představující daný projekt
- rozhovor se zástupci zadavatele a dobrovolníků z komunity ČD
| - představit projekt a tým, přiblížit detail tématu/projektu - jaký problém řeší a proč jsme ho do komunity přijali (proč věříme, že projekt může opravdu pomoci vyřešit nějaký společesnký problém)
- v intro článku o projektu na blog by mělo být stručně uvedeno, jak se k nám projekt dostal (kdo je vlastníkem, že je to jeden z prvních projektů, který prošel inkubací a rozhodli jsme se ho realizovat - to může být jeden z key messages) + fotky celého týmu, který na tom aktuálně dělá
- formát rozhovoru detail tématu/projektu dále rozvíjí
| | Obsah Česko.Digital + partner na straně zadavatele |
Komunikace na sociálních sítích | - přesdílení mediálních výstupů
- publikování stories s citacemi
| - sdílet informace o projektu s cílovými skupinami mimo interní komunitu, při launchi intenzivnější komunikací okolo tématu; téma/projekt následně průběžně připomínat skrz významné milníky nebo zajímavá čísla (př. v případě Učíme online 1x měsíčně připomenout čísla, která se nám podařilo dosáhnout, komunikovat zajímavý výstup v médiích apod).
- ve všech textech by se mělo objevit proč ten projekt existuje, co řeší, komu a jak pomáhá
| - výběr citací pro Stories
- příprava grafiky Stories
- sledování média monitoringu
- textace příspěvků ke sdílení intro článku z blogu ČD
| Jindřich Oukropec+ mktg koordinátoři |
Interní komunikace | - zprávy ve Slacku
- interní event pro celou komunitu
| - informovat komunitu více do detailu
| - textace zprávy ve Slacku
- příprava interního eventu
- kdy se bude event konat, pozvánky na google meet
- kdo tvoří organizační tým (technická podpora, moderátor, DJ, hlídač času, textař případných follow-up emailů)
- scénář eventu
- příprava grafiky "save the date" a její postování do Slacku
| marketingoví koordinátoři z realizačního týmu a projektový tým |
Grafika | - grafické ztvárnění daného launche (např. formou samolepky)
|
| - příprava zadání včetně poskytnutí grafických podkladů od zadavatele
| může pomoci částečně Lukáš Návesník, ideálně ale má projekt svého dobrografika + partner na straně zadavatele |
Launchovací den 🧨👈
Pořadí jednotlivých aktivit | Načasování aktivity | Co se přesně děje | Kdo je za to odpovědný |
---|
| dopoledne kolem 10.00 hod | - informování celé komunity o dosažení plánovaného milníku na konkrétním projektu
| projektový koordinátor (nebo dle domluvy) |
2. rozeslání emailingu na dobrovolníky | může být i pár dnů před samotným launchem | - informování dobrovolníků o dosažení plánovaného milníku na konkrétním projektu
- pozvání na plánovaný online event
- případná aktivizace dobrovolnického týmu
| mktg koordinátoři |
3. rozeslání tiskové zprávy na vybraný okruh novinářů (médialist) | 11.00 - 13.00 hod |
| PR Česko.Digital (Lucie Ellingerová) + případně partner na straně zadavatele |
4. intro článek o projektu zveřejněný na blogu ČD | odpoledne, v cca 14.00 hod | - pár hodin po odeslání tiskové zprávy sdílíme připravené posty
| Obsah Česko.Digital |
5. doplnění odkazu na intro článek do Slack postu | odpoledne, v cca 14.00 hod | - doplníme odkaz na intro článek do již publikovaného postu na Slacku
| projektový koordinátor (nebo dle domluvy) |
6. zveřejnění připravených postů na sociální sítě | odpoledne, v cca 15.00 hod | - pár hodin po odeslání tiskové zprávy sdílíme připravené posty k intro článku
| Lukáš Návesník |
7. postování Stories na sociálních sítích | - odpoledne, v cca 14.00 hod (až po publikování intro článku na blogu)
- mohou pokračovat i v dalších dnech
| - v den launche a následující 1-3 dny můžeme sdílet facebook stories - např. s důležitými citacemi nebo hlavními přínosy projektu (citáty, čísla, výsledky, cíle, přínos...)
| |
8. přesdílení intro článku na sociálních sítích | odpoledne, v cca 17.00 (???) | - současně s doplněním odkazu na intro článek do již publikovaného postu na Slacku sdílíme odkaz na intro článek na sociálních sítích
| |
9. přesdílení mediálních výstupů na sociálních sítích | až v následujících dnech | - v dalších dnech sdílíme na sociálních sítích zajímavé mediální výstupy
| |
10. rozhovor o projektu zveřejněný na blogu ČD | cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD) | - cca týden po publikování intro článku zveřejňujeme na blogu ČD připravený rozhovor
| Obsah Česko.Digital |
11. informování komunity o zveřejnění rozhovoru na blogu ČD | cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD) | - jako první dostává info o publikování rozhovoru na blogu ČD komunita
| projektový koordinátor (nebo dle domluvy) |
12. přesdílení rozhovoru na sociálních sítích | cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD) | - až po informování komunity o publikování rozhovoru na blogu ČD sdílíme odkaz na rozhovor na sociálních sítích
| Lukáš Návesník |
Komunitní event 👩🦰👨🦰👩🦱👨🦱👱♀️🧑👨👩👦👵
Co je cílem / proč jej děláme
Cíle komunitního eventu
Společně oslavit dosažení milníku na projektu
Poděkování dobrovolníkům, kteří na projektu pracovali
Poděkování partnerům na projektu / zadavateli projektu
Informování komunity o dosažení milníku
Na koho z kmenového týmu se můžeš obrátit, když si s něčím při organizaci eventu nevíš rady?
- Potřebuješ pomoci s obsahem? Probrat, jestli je navrhnutý text ok? Obrať se na Terézia Palaščáková
- Potřebuješ technickou pomoc? Obrať se na Tomáš Znamenáček
- Potřebuješ pomoc s rozesláním emailingu nebo pomoc s grafikou ? Obrať se na Lukáš Návesník
Pořadí jednotlivých aktivit | Načasování aktivity | Co je potřeba zařídit | Kdo je za to odpovědný |
---|
1. příprava eventu | 3 týdny před datem konání | - stanovení datumu konání akce
- kontrola, že se vybraný datum nekryje s dalšími online akcemi (webináře UO, webináře čedu)
- vytvoření pozvánky na daný den a hodiny v Google Meet s licencí pro 250 osob
- obsah akce - co se na eventu bude dít, kdo na něm bude vystupovat a s jakým tématem
- domluvení se s vystupujícími na detailech jejich vstupu
- určení rolí
- moderátor
- technická podpora
- správce a překlikávač prezentace
- hlídač časomíry (pokud máme speakry)
- DJ
- fotograf - kdo pořídí print screen obrazovky při přípitku
- koordinátor speakrů
- příprava scénáře
- příprava medailonků a anotací (pokud budeme mít vystoupení speakrů)
- příprava grafiky "Save the date"
- příprava grafiky medailonků (pokud je potřeba)
- příprava textu pro emailing na dobrovolníky
- příprava emailing listu (emailové adresy dobrovolníků)
- příprava samotné rozesílky v ecomailu + přidat do přílohy ICS soubor (kliknutím si mohou přidat událost do kalendáře) / nebo tlačítko DONDU
- příprava prezentace - grafika, texty
- založení Sli.do pro pokládání otázek (pokud je relevantní)
- bude potřeba následně po akci sdílet cokoliv z ní na sociální sítě? Pokud ano, je potřeba dát včas (ideálně ty 3 týdny před) Lukáš Návesník tuto informaci a domluvit se, jaké podklady k tomu Lukymu dodáme, a kdy.
| organizační tým pro event + (emailing v ecomailu pomůže Lukáš Návesník) |
2. oznámení o konání eventu | 2 týdny před datem konání | - postujeme oznámení o konání eventu společně s grafikou "Save the date" do kanálu General a do daného projektového channelu
- rozesíláme pozvání na event přes emailing na dobrovolníky (ne všichni jsou aktivní na Slacku, zejména pokud projekt běží více než rok)
| projektový koordinátor ve spolupráci s organizačním týmem pro event |
3. sladění se všemi vystupujícími | 1 týden před datem konání | - setkání se organizačního týmu a všech vystupujících
- sladění se na detailech
- upozornění, že hlavní účinkující potřebují kvalitní připojení k internetu
- ujištění se, že každý ví, jaká je jeho role v den konání eventu a že s ní každý počítá
- přejdeme si scénář krok za krokem - mentálně si přehrajeme celý event před očima a snažíme se vychytat poslední drobnosti
- domluvíme si případný plán B - co dělat když
- se speakrovi sekne obraz
- se moderátorovi sekne obraz
- budeme mít na online setkání nezvané hosty
- nebude fungovat technika - sdílení prezentací, Slido...atd
| organizační tým pro event |
4. den D - konání eventu | v den eventu | - postujeme připomínku o konání eventu do kanálu General a do daného projektového channelu
- ujistíme se, že
- máme finální prezentaci
- v prezentaci jsou všechny prolinky funkční
- všichni v organizačním týmu a všichni vystupující s dnešním dnem počítají
- nenastala u nikoho nenadálá událost, kterou bychom museli řešit na poslední chvíli
- domluvíme se, že technická podpora se na Google Meet připojí 30 minut před začátkem eventu, zbytek týmu a účinkující 15 minut před začátkem eventu
- 15-20 minut před začátkem eventu si zkontrolujeme, že
- funguje sdílení
- každý ze speakrů je dobře slyšet
| organizační tým pro event |
Po skončení eventu | v ten samý den po skončení eventu | - postování print screenu z eventu do daného projektového channelu
| organizační tým pro event |
následující dny po skončení evetu | - následující den nebo dny po konání eventu postování print screenu z eventu na sociálních sítích se stručným shrnutím eventu
- je potřeba se na sdílení na socme s Jakub Šnorbertdomluvit předem
| |
týmová retrospektiva | - do max. týdne od konání eventu zorganizovat týmovou retrospektivu
- na retrospektivě si otevřeně říkáme: co se nám povedlo // co se nám nepovedlo // co chceme do budoucna určitě zopakovat // jaké konkrétní kroky si bereme do realizace
|
|
Jak vypadají z komunikačních launchů 🖼🎨📊📋
- tisková zpráva
- intro článek na blog
- post do Slacku
- rozhovor na blog
- náhled Stories na sociální sítě
- ke komunikační podpoře projektu Učíme online - obr.1, obr.2
- k launchi projektu Začni učit -
- k launchi projektu Cityvizor
- galerie grafických podkladů k launchi
příprava takového oznámení a jednotlivých taktik trvá měsíc a je zapotřebí počítat s kapacitami projektového týmu, se sestavením speciálního týmu, který bude na oznámení měsíc pracovat.
??? komu 2 měsíce předem oznámit, že se spuštění projektu chystá - ideálně 2 měsíce předem tak, abychom to zvládli zařadit do obsahového plánu, zajistili kapacity redakce a také kmenového týmu marketérů č.d, který:
- musí být o takovéto iniciativě informovaný dostatečně předem (ideálně formou oznámení v channelu mktg nebo na all-hands setkání nebo formou zadání do redakce - zde bychom měli být jednotní a shodnout se na ideálním modelu oznámení)
- v tuto chvíli za launch projektu odpovídá a i do budoucna bude hlavním support koordinátorem (oficiální komunikace pod značkou č.d)
- čas na přípravu komunikačního launche - cca 1 měsíc (v ideálním případě i více)
- čas na zařazení do plánu ideálně 2 měsíce (čili potřebujeme alespoň 2 měsíce předem vědět, že se plánuje launch)
Kdo se na komunikačním launchi v daném projektu podílí?
Další důležité odkazy k prostudování