Komunikace milníku - prezentace pilotních řešení
(co se konkrétně za jednotlivými taktikami skrývá - co kdo má dělat)
Taktika | Výstupy | Cíl | Nutné aktivity | Kdo je za ně odpovědný |
---|
Public relations | oslovení médií pro spolupráci na testování + pozvánku na Novinářský den připravený médialist tisková zpráva se v tomto případě v této fázi projektu nebude posílat. Jsme ve fázi BtoB řešení, novináře oslovujeme tzv. Avizem s možností spolupráce na testování prototypů
|
| vytipování novinářů pro oslovení k testování příprava krátkého textu pro oslovení novinářů pro spolupráci na testování/pozvání na Novinářský den vypracování seznamu novinářů = médialist, pro které je naše téma relevantní příprava zadání pro PR kolegyně
| Naďa Straková + Lucie Ellinger |
Emailing | | komunitě ve stručném přehledu připomenout pro případ, že by ve Slacku přehlédla odkomunikovat v newsletteru s linkem na článek a výzvou ke sdílení
| příprava podkladů pro redakci ČD, která zpracovává newsletter příprava textu pro emailing příprava šablony v Ecomailu testovací emailing rozeslání emailingu
| @Iva JanečkováJana Kneschke + obsahový tým |
Obsahový marketing | intro článek představující daný projekt (link) rozhovor se zástupci zadavatele a dobrovolníků z komunity ČD (link) texty pro promo obsahu na socialu (link)
| představit projekt a tým, přiblížit detail tématu/projektu v intro článku o projektu na blog by mělo být stručně uvedeno, jak se k nám projekt dostal (kdo je vlastníkem, že je to jeden z prvních projektů, který prošel inkubací a rozhodli jsme se ho realizovat - to může být jeden z key messages) + fotky celého týmu, který na tom aktuálně dělá formát rozhovoru detail tématu/projektu dále rozvíjí
| | @Iva JanečkováJana Kneschke |
Komunikace na sociálních sítích | texty pro promo obsahu na blogu č.d. na socialu (link) přesdílení mediálních výstupů publikování stories s citacemi
| sdílet informace o projektu s cílovými skupinami mimo interní komunitu, při launchi intenzivnější komunikací okolo tématu; téma/projekt následně průběžně připomínat skrz významné milníky nebo zajímavá čísla (př. v případě Učíme online 1x měsíčně připomenout čísla, která se nám podařilo dosáhnout, komunikovat zajímavý výstup v médiích apod).
| | Jakub Šnorbert |
Interní komunikace | | | | Jana Kneschke @Iva Janečková Former user (Deleted) Petr Kuncl interní event = projektové pivo Jindřich Oukropec |
Grafika | |
| | Jakub Šnorbert |
C. Průběh komunikačního launche
POZOR: launchovací den je 18.6. - spojeno s Novinářským eventem, ale info do Slacku a avízo novinářům již 17.6., a to i z důvodů, že 18.6. je pátek (pro PR nevhodný den a zároveň avízo pro novináře slouží jako pozvánka na Novinářský event NFNZ)
Pořadí jednotlivých aktivit | Načasování aktivity | Co se přesně děje | Kdo je za to odpovědný |
---|
1.zveřejnění zprávy/ postu ve Slacku | 17.6. dopoledne kolem 9.00 hod | | Former user (Deleted) |
rozeslání avíza na vybraný okruh novinářů (médialist)
| 17.6. v 10.00 až 10.30 hod |
| Naďa Straková Lucie Ellinger |
intro článek o projektu zveřejněný na blogu ČD
| 18.6. dopoledne, kolem 10.00 | | @Iva JanečkováJana Kneschke + obsahový tým |
doplnění odkazu na intro článek do Slack postu
| 18.6. v 10:30 hod | | Former user (Deleted) |
zveřejnění připravených postů na sociální sítě s odkazem na intro článek na blogu
| 18.6. v 11.30 hod | | Jakub Šnorbert Lucie Ellinger |
přesdílení rozhovoru s Jirkou Kučerou na Lupa.cz
| 18.6. v 14.00 hod | | Jakub Šnorbert |
10. rozhovor o projektu zveřejněný na blogu ČD | cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD) | | @iva JanečkováJana Kneschke |
11. informování komunity o zveřejnění rozhovoru na blogu ČD | cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD) | | Former user (Deleted) Petr Kuncl |
12. přesdílení rozhovoru na sociálních sítích | cca 1 týden po launchi (dle kapacit redakce ČD) | | Jakub Šnorbert |
Komunitní event 👩🦰👨🦰👩🦱👨🦱👱♀️🧑👨👩👦👵
Co je cílem / proč jej děláme
Cíle komunitního eventu
Společně oslavit dosažení milníku na projektu
Poděkování dobrovolníkům, kteří na projektu pracovali
Poděkování partnerům na projektu / zadavateli projektu
Informování komunity o dosažení milníku
Na koho z kmenového týmu se můžeš obrátit, když si s něčím při organizaci eventu nevíš rady?
Potřebuješ pomoci s obsahem? Probrat, jestli je navrhnutý text ok? Obrať se na Lucii Ellinger
Potřebuješ technickou pomoc? Obrať se na Tomáš Znamenáček
Potřebuješ pomoc s rozesláním emailingu nebo pomoc s grafikou ? Obrať se na Jakub Šnorbert
Pořadí jednotlivých aktivit | Načasování aktivity | Co je potřeba zařídit | Kdo je za to odpovědný |
---|
příprava eventu
| 3 týdny před datem konání | stanovení datumu konání akce kontrola, že se vybraný datum nekryje s dalšími online akcemi (webináře UO, webináře čedu) vytvoření pozvánky na daný den a hodiny v Google Meet s licencí pro 250 osob obsah akce - co se na eventu bude dít, kdo na něm bude vystupovat a s jakým tématem domluvení se s vystupujícími na detailech jejich vstupu určení rolí moderátor technická podpora správce a překlikávač prezentace hlídač časomíry (pokud máme speakry) DJ fotograf - kdo pořídí print screen obrazovky při přípitku koordinátor speakrů
příprava scénáře příprava medailonků a anotací (pokud budeme mít vystoupení speakrů) příprava grafiky "Save the date" příprava grafiky medailonků (pokud je potřeba) příprava textu pro emailing na dobrovolníky příprava emailing listu (emailové adresy dobrovolníků) příprava samotné rozesílky v ecomailu + přidat do přílohy ICS soubor (kliknutím si mohou přidat událost do kalendáře) / nebo tlačítko DONDU příprava prezentace - grafika, texty založení Sli.do pro pokládání otázek (pokud je relevantní)
bude potřeba následně po akci sdílet cokoliv z ní na sociální sítě? Pokud ano, je potřeba dát včas (ideálně ty 3 týdny před) Jakub Šnorberttuto informaci a domluvit se, jaké podklady k tomu Šnorbimu dodáme, a kdy.
| organizační tým pro event + Jakub Šnorbert(emailing v ecomailu) |
oznámení o konání eventu
| 2 týdny před datem konání | postujeme oznámení o konání eventu společně s grafikou "Save the date" do kanálu General a do daného projektového channelu rozesíláme pozvání na event přes emailing na dobrovolníky (ne všichni jsou aktivní na Slacku, zejména pokud projekt běží více než rok)
| projektový koordinátor ve spolupráci s organizačním týmem pro event |
sladění se všemi vystupujícími
| 1 týden před datem konání | setkání se organizačního týmu a všech vystupujících sladění se na detailech upozornění, že hlavní účinkující potřebují kvalitní připojení k internetu ujištění se, že každý ví, jaká je jeho role v den konání eventu a že s ní každý počítá přejdeme si scénář krok za krokem - mentálně si přehrajeme celý event před očima a snažíme se vychytat poslední drobnosti domluvíme si případný plán B - co dělat když se speakrovi sekne obraz se moderátorovi sekne obraz budeme mít na online setkání nezvané hosty nebude fungovat technika - sdílení prezentací, Slido...atd
| organizační tým pro event |
den D - konání eventu
| v den eventu | postujeme připomínku o konání eventu do kanálu General a do daného projektového channelu ujistíme se, že máme finální prezentaci v prezentaci jsou všechny prolinky funkční všichni v organizačním týmu a všichni vystupující s dnešním dnem počítají nenastala u nikoho nenadálá událost, kterou bychom museli řešit na poslední chvíli
domluvíme se, že technická podpora se na Google Meet připojí 30 minut před začátkem eventu, zbytek týmu a účinkující 15 minut před začátkem eventu 15-20 minut před začátkem eventu si zkontrolujeme, že
| organizační tým pro event |
Po skončení eventu | v ten samý den po skončení eventu | | organizační tým pro event |
následující dny po skončení evetu | | Jakub Šnorbert |
týmová retrospektiva | do max. týdne od konání eventu zorganizovat týmovou retrospektivu na retrospektivě si otevřeně říkáme: co se nám povedlo // co se nám nepovedlo // co chceme do budoucna určitě zopakovat // jaké konkrétní kroky si bereme do realizace
|
|
Jak vypadají jednotlivé výstupy z komunikačních launchů 🖼🎨📊📋