Nastavení a průběh spolupráce mezi mentorem a zadavatelem

Owned by Romana Pokorná
Last updated: 09. February 2021

Draft

Tato stránka popisuje postup a tipy ohledně spolupráce mezi mentorem a zadavatelem, vhodné pro služby "konzultace" a "inkubace".

Inkubátor rozvíjíme a realizujeme spolu s partnerem .



OBSAH



ÚVOD

  • Po zhodnocení projektového záměru leadershipem Česko.Digital je potřeba alespoň jedné detailnější konzultace s mentorem, na základě které je projekt (ne)doporučený na inkubaci nebo jinou službu Česko.Digital 

  • Mentor tedy hraje důležitou roli v jakých projektech se Česko.Digital angažuje

  • Níže je přiblížení úvodních 2 schůzek mezi mentorem a projektem, kde dojde ke stěžejnímu nastavení spolupráce a zároveň k potvrzení projektu k inkubaci. 

  • Další detail schůzek není možné 100 % nastavit, protože je každý projekt velmi odlišný, témata schůzek by měla souviset s Lean Canvas a cílem spolupráce s Česko.Digital 

CO PŘEDCHÁZÍ KONKTAKTU MEZI MENTOREM A ZADAVATELEM  

  • Komunikace s koordinátorem z Česko.Digital (představení Česko.Digital, potřeby, projektový záměr, možnosti spolupráce)

  • Zhodnocení projektového záměru leadershipem Česko.Digital (3 kritéria viz detailní popis na stránce o službách Česko.Digital) 

  • Vytvoření vlastního kanálu na Slacku a popis projektu na wiki

CÍL SPOLUPRÁCE

  • Cílem úvodní konzultace je doporučit po cca 2 schůzkách projekt na konkrétní spolupráci (inkubaci, realizaci, #market-place, pokračování v konzultaci)

  • Na konci inkubace zadavatel (pod mentoringem parťáka, ev. ve spolupráci s koordinátorem) má doručit vyplněný Lean Canvas (a ideálně i “posunutého zadavatele”) pro zhodnocení spolupráce a pro společnou “retrospektivu”.

  • Při oboustranném zájmu může sloužit Lean Canvas i jako podklad o rozhodnutí o realizaci projektu (management Česko.Digital), ev. Pro spolupráci v #market-place. 



Příprava na 1. Schůzku 

Příprava ze strany zadavatele (cca 3 hodiny)

  • “Úkol” = První část z Lean Canvas (ukázka dokončeného Lean Canvasu pro projekt ZačniUČIT.cz): 

  •  

    • Cílová skupina a její velikost, první uživatelé  

    • Potřeby / problémy cílové skupiny

    • Konkurence & Jak cílová skupina řeší svou potřebu nyní (alternativní řešení)

  • Co nasdílet dopředu

    • A) U velké zavedené organizace, která má dedikovaný tým na "projekt s Česko.Digital” se zaměřme na udržitelnost a smysluplnost projektu. (Organizace je pravděpodobně stabilní). 

    • B) U malé organizace (málo zaměstnanců, nestrukturovaná), která jde do projektu "all-in" se zaměříme na širší “scope”, protože udržitelnost projektu stojí a padá s udržitelnosti organizace. Proto je nutné dodat i: všechny hlavní činnosti, cílové skupiny organizace a její struktura, marketingové podklady (umí projekt sama zpropagovat?), zázemí, financování..

  •  

    • Veškeré podklady k projektovému záměru: plán, strategie, harmonogram, obsah / metodika, …

    • Obecné info / představení zadavatele. Dle velikosti a struktury organizace:

  • Poznámka: 

  •  

    • Na všech setkání musí být minimálně 2 členové týmu / organizace, aby se zajistila udržitelnost projektu a podpořil rozvoj neziskového sektoru 



Příprava ze strany mentora (cca 2 hodiny)

  • Směrem k projektu: 

  •  

    • Přihláška (viz web Česko.Digital zde, každý zvažovaný projektový záměr bude mít data z přihlášky na Wiki)

    • Webovky a další online prezentace, ev. Rejstřík firem 

    • Projít si nasdílené dokumenty 

    • Příprava průběhu setkání - cíle, body … 

  • Směrem k obecné přípravě schůzky: 

    • Kdo vede schůzku: mentor

    • Kdo dělá zápis: mentor vždy na první schůzce, do budoucna i zadavatel nebo koordinátor 

    • Pokud jsou na callu i další lidé (konzultanti, koordinátoři, tech leadi apod.), je potřeba nastavit, v jaké jsou tam roli (např. jen na poslech nebo naopak že jsou tam s cílem přinést si podklady na vývoj apod.) 

  •  

První schůzka a další kroky 

První schůzka (cca 2 hodiny)

  • Průběh první schůzky  

  •  

    • Osobní představení 

    • Představení zadavatele

    • Potřeby zadavatele

    • Lean Canvas 

    • Další body dle specifik projektu 

    • Další kroky 

    • Úkoly 

  • Cíle první schůzky 

  •  

    • Vzájemně se poznat

    • Pochopit stav a potřeby zadavatele

    • Zjistit info pro C.D. k rozhodnutí o dalším postupu (stabilní organizace, existující tým, neziskový sektor, dopad…) 



Meziúkol pro zadavatele (cca 5 hodin)

  • Část z Lean Canvasu 

  • Cokoliv, co vyplyne ze setkání - průzkum trhu, kvantifikace cílové skupiny, partneři, konkurence… 



Meziúkol pro mentora (cca 1 hodina)

  • Zápis na wiki na projektovou stránku. Zde link, jak na zápis. 

  • (Ne)doporučení projektu, pokud není potřeba navazující 2. Schůzky - do volně dostupného zápisu na wiki zde  

    • Shrnutí a postřehy: projektový záměr, aktuální stav a potřeby 

    • Shrnutí a postřehy: tým 

    • Odpovědi na otázky Česko.Digital (pokud jsou)

    • Doporučuji / nedoporučuji a proč

    • V případě doporučení rizika budoucího projektu a na co se zaměřit 

  •  

    • 3 kritéria 

    • Slovní zhodnocení  

Druhá schůzka a další kroky 

Druhá schůzka (cca 2 hodiny)

  • Úkoly 

  • Domluva spolupráce -> podklad pro leadership Česko.Digital 

    • Cíl spolupráce s Česko.Digital 

    • Harmonogram -> spíše výhledový rámec spolupráce (2-4 měsíce)

    • Scope projektu 

    • Vzájemné očekávání (to je potřeba pravidelně sledovat a vyhodnocovat)



Meziúkol pro mentora (cca 1 hodina)

  • Zápis na wiki na projektovou stránku. Zde link, jak na zápis. 

  • (Ne)doporučení projektu 

    • Shrnutí a postřehy: projektový záměr, aktuální stav a potřeby 

    • Shrnutí a postřehy: tým 

    • Odpovědi na otázky Česko.Digital (pokud jsou)

    • Doporučuji / nedoporučuji a proč

    • V případě doporučení rizika budoucího projektu a na co se zaměřit 

  •  

    • 3 kritéria (budoucí scoring sheet)

    • Slovní zhodnocení  

  • Při doporučení projektu a domluvě spolupráce je potřeba dodat dokumenty viz níže, tedy: 

    • Cíl spolupráce s Česko.Digital 

    • Harmonogram -> spíše výhledový rámec spolupráce (2-4 měsíce)

    • Scope projektu 

    • Vzájemné očekávání (to je potřeba pravidelně sledovat a vyhodnocovat)

    • Cílová skupina 

    • Popis problému, alternativy

  •  

    • Lean Canvas (také dostupný na Wiki)

Další kroky spolupráce

Domluva oficiální spolupráce 

  • Po schválení projektu dle podkladů a doporučení od mentora 

  • Managementem Česko.Digital ev. Může být i dle zpětné vazby z kanálu #mentoring&consulting



Přidělení dobrovolného koordinátora (pokud je potřeba delegovat řízení projektu ze zadavatele na PM, v opačném případě jen přihlíží koordinátor z core-teamu) 

  • Společná práce na detailnějším harmonogramu projektu 

  • Milestones



Průběh inkubace: 

  • Spolupráce mezi mentorem, koordinátorem, zadavatelem, konzultantem… komunita Česko.Digital  

  • Vyplňování Lean Canvas, komplexní příprava projektu 

  • Další podklady pro potřebu realizace (např. strategie projektu, tech. Brief, …) dle scope projektu 

  • Spolupráce s konzultanty (IT, marketing, finance, …)

  • Kontakt s partnery (expertní organizace)