Ideální onboarding = od registrace po zapojení do projektu
vstoupí do jakéhokoliv projektového kanálu → uvítání od projektového týmu, zjištění jeho motivace se o projekt zajímat, nabídnout mu
| Dobrovolník | Česko.Digital | Kdy |
|---|
| 1 | | - sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Registrations/Registrace
- Můj checklist (součástí uvítacího e-mailu)
|
|
| 2 | - registrace a přihlášení do Slacku, probíhá po odeslání vyplněného registračního formuláře, automatické přesměrování
| - sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Volunteers (dokončené registrace do Slacku)
- sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Registrations/Nespárované registrace (nedokončené registrace do Slacku)
|
|
|
| 3 |
| - první zpráva od Greetbota:
- úkol: představit se v #introductions
- návod, jak na Slack
- info, kde si říct o pomoct
| navazuje na 2️⃣ |
| 4 | - představení v #introductions
| - uvítání od kmenového týmu
- doporučení, jak se zapojit (vhodné kompetenční kanály na Slacku, konkrétní projekt)
- odkaz na důležité dokumenty
- seznam aktuálně vypsaných rolí Koho teď hledáme
- doporučení zapojit se jednorázově na základě nabídky v #market-place
|
|
| 5 | - vstup do jakéhokoliv projektového nebo oborového kanálu
| - oznámení v kanále ve znění "jméno dobrovolníka joined #jmeno-kanalu"
- uvítání od projektového kanálu (nemusí se jednat o projektového koordinátora, ale o kteréhokoliv stálého člena projektového týmu) nebo product ownera dané kompetence
- zjištění jeho motivace dobrovolníka, proč se o projekt zajímá nebo jaké má zkušenosti v oboru, na čem pracoval a v čem se chce případně zlepšit
- nabídnout příležitost k zapojení dle vypsaných rolí
|
Co dělat v prvních dnech, týdnech a měsících
Proto, abychom mohli s dobrovolníky pracovat individuálně, ale zároveň jim dát možnost si potřebné informace zjistit samostatně a mít k nim přístup, potřebujeme vytvořit nejen popis konkrétních rolí, ale také soubor guidelines pro tyto role a různé časové fáze životního cyklu dobrovolníka. Podobný checklist využíváme v obecné rovině pro dobrovolníky.
Nabídka konkrétní role
Česko.Digital buduje od zavedení Airtable databázi dobrovolníků. Díky ní máme možnost oslovovat dobrovolníky na základě jejich kompetencí a nabízet jim konkrétní roli v projektu nebo krátkodobější úkol (úkol s přesnějším časovým vymezením). Kromě JobBoardu na stránce Koho teď hledáme, která načítá databázi z Airtable, dále sdílíme volné pozice s celou komunitou prostřednictvím Slacku, pravidelného newsletteru i sociálních sítích nebo různých serverech s nabídkou práce ve startupech apod. Cílem je proces zautomatizovat a díky databázi posílat konkrétní nabídky těm, kdo se svým profilem pro roli či úkol zrovna hodí. Abychom mohli takový proces bez rizik začít budovat, čeká nás ještě doplnění stávajícího registračního formuláře o potřebné souhlasy s využitím osobních údajů apod.
Image Removed Onboarding členů kmenového týmu
Každý člen kmenového týmu by měl projít onboardingem, který se může částí obsahu lišit od obecného onboardingu dobrovolníků.
Snahou je poskytnout každému novému členovi kmenového týmu při vstupu do komunity co nejvíce informací, díky kterým bude schopen rychle porozumět hodnotám a strategii Česko.Digital, získá povědomí o ostatních členech a projektech, dostane přehled komunitních schůzek a schůzek kmenového týmu, seznámí se s provozní agendou Česko.Digital, případně obdrží harmonogram a guideline pro svou roli. Onboarding by měl probíhat oběma uvedenými způsoby:
individuálně:pohovorem s členem Leadership týmu nebo vybraným support koordinátorem ohledně |
|
| 6 |
| - druhá zpráva od Greetobota
| navazuje na 2️⃣
+ 1 den |
| 7 |
| - třetí zpráva od Greetobota
info, jak na Slack - jaké máme a jak poznáme projektové a oborové kanály
- kde hledat příležitost k zapojení nebo debatovat o svém nápadu
- kde hledat pomoc a důležité informace o Česko.Digital
| navazuje na 2️⃣
+ 2 dny |
| 8 |
| - čtvrtá zpráva od Greetbota
- seznam všech komunitních setkání (např. All Hands, Poobědvej s Česko.Digital, Česko.Digital snídá spolu)
| navazuje na 2️⃣
+ 3 dny |
| 9 | - shlédnutí uvítacího videa se zástupci kmenového týmu
| - Vítej v Česko.Digital! video pro všechny dobrovolníky, kteří se právě připojili do komunity a chtějí vědět víc, v podání CEO a členů kmenového týmu (jak to funguje v Česko.Digital, podle jakých hodnot se řídíme, kdo jsme, jak komunikujeme, na čem pracujeme, kde se lze zapojit, kde je nabídka aktuálních pozic, jaké používáme nástroje atd.)
|
|
| 10 | - účast na online setkání ohledně nástrojů, které používáme v Česko.Digital
| - malý živý webinář nebo webinář dostupný na onboardingové stránce
| navazuje na 9️⃣ |
| 11 |
| - onboardingová stránka se shrnutím všeho výše
- guideline pro roli dobrovolníka, který tak získá povědomí o tom, co ho čeká v prvních dnech, týdnech či měsících
| navazuje na 9️⃣ |
| 12 | |
|
|
| 13 |
| - newsletter na všechny dobrovolníky, který bude informovat o aktuálně otevřených rolí a úkolech & hot pozicích, které potřebujeme obsadit (s možností odhlášení)
| zasílá se pravidelně 1x měsíc |
| 14 | - má konkrétní roli nebo úkol v projektu
| |
|
Obecný onboarding