Versions Compared

Old Version 11

changes.mady.by.user Kateřina Kocianová

Saved on

compared with

New Version Current

changes.mady.by.user Kateřina Kocianová

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Ideální onboarding = od registrace po zapojení do projektu


Image Added Obecný onboarding


Expand
titleAktuální průběh onboardingu



DobrovolníkČesko.Digital
1.
  • sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Registrations/Registrace
2.
  • registrace a přihlášení do Slacku, probíhá po odeslání vyplněného registračního formuláře, automatické přesměrování
  • sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Volunteers (dokončené registrace do Slacku)
  • sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Registrations/Nespárované registrace (nedokončené registrace do Slacku)
3.
  • představení v #introductions
  • uvítání od kmenového týmu
  • doporučení, jak se zapojit (vhodné kompetenční kanály na Slacku, konkrétní projekt)
  • odkaz na důležité dokumenty (např. popis role dobrovolníka nebo hodnoty Česko.Digital) (probíhá pravidelně)



Ideální onboarding = od registrace po zapojení do projektu


DobrovolníkČesko.DigitalKdy
1
  • sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Registrations/Registrace
  • Můj checklist (součástí uvítacího e-mailu)

2
  • registrace a přihlášení do Slacku, probíhá po odeslání vyplněného registračního formuláře, automatické přesměrování
  • sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Volunteers (dokončené registrace do Slacku)
  • sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Registrations/Nespárované registrace (nedokončené registrace do Slacku)

3


  • první zpráva od Greetbota:
    • úkol: představit se v #introductions
    • návod, jak na Slack
    • info, kde si říct o pomoct
navazuje na 2️⃣
4
  • představení v #introductions
vstup do 

5
  • vstup do jakéhokoliv projektového nebo oborového kanálu
  • oznámení v kanále ve znění "jméno dobrovolníka joined #jmeno-kanalu"
  • uvítání od projektového
týmu
  • kanálu (nemusí se jednat o projektového koordinátora, ale o kteréhokoliv stálého člena projektového týmu) nebo product ownera dané kompetence
  • zjištění jeho motivace dobrovolníka, proč se o projekt zajímá nebo jaké má zkušenosti v oboru, na čem pracoval a v čem se chce případně zlepšit
  • nabídnout příležitost k zapojení dle vypsaných rolí

Co dělat v prvních dnech, týdnech a měsících

Proto, abychom mohli s dobrovolníky pracovat individuálně, ale zároveň jim dát možnost si potřebné informace zjistit samostatně a mít k nim přístup, potřebujeme vytvořit nejen popis konkrétních rolí, ale také soubor guidelines pro tyto role a různé časové fáze životního cyklu dobrovolníka. Podobný checklist využíváme v obecné rovině pro dobrovolníky.

Nabídka konkrétní role

Česko.Digital buduje od zavedení Airtable databázi dobrovolníků. Díky ní máme možnost oslovovat dobrovolníky na základě jejich kompetencí a nabízet jim konkrétní roli v projektu nebo krátkodobější úkol (úkol s přesnějším časovým vymezením). Kromě JobBoardu na stránce Koho teď hledáme, která načítá databázi z Airtable, dále sdílíme volné pozice s celou komunitou prostřednictvím Slacku, pravidelného newsletteru i sociálních sítích nebo různých serverech s nabídkou práce ve startupech apod. Cílem je proces zautomatizovat a díky databázi posílat konkrétní nabídky těm, kdo se svým profilem pro roli či úkol zrovna hodí. Abychom mohli takový proces bez rizik začít budovat, čeká nás ještě doplnění stávajícího registračního formuláře o potřebné souhlasy s využitím osobních údajů apod.

6


  • druhá zpráva od Greetobota

    • info, jak vyplnit profil na Slacku

navazuje na 2️⃣
+ 1 den
7
  • třetí zpráva od Greetobota

    • info, jak na Slack

    • jaké máme a jak poznáme projektové a oborové kanály
    • kde hledat příležitost k zapojení nebo debatovat o svém nápadu
    • kde hledat pomoc a důležité informace o Česko.Digital
navazuje na 2️⃣
+ 2 dny
8
  • čtvrtá zpráva od Greetbota
    • seznam všech komunitních setkání (např. All Hands, Poobědvej s Česko.Digital, Česko.Digital snídá spolu)
navazuje na 2️⃣
+ 3 dny
9
  • shlédnutí uvítacího videa se zástupci kmenového týmu
  • Vítej v Česko.Digital! video pro všechny dobrovolníky, kteří se právě připojili do komunity a chtějí vědět víc, v podání CEO a členů kmenového týmu (jak to funguje v Česko.Digital, podle jakých hodnot se řídíme, kdo jsme, jak komunikujeme, na čem pracujeme, kde se lze zapojit, kde je nabídka aktuálních pozic, jaké používáme nástroje atd.)

10
  • účast na online setkání ohledně nástrojů, které používáme v Česko.Digital
  • malý živý webinář nebo webinář dostupný na onboardingové stránce
navazuje na 9️⃣
11


  • onboardingová stránka se shrnutím všeho výše
  • guideline pro roli dobrovolníka, který tak získá povědomí o tom, co ho čeká v prvních dnech, týdnech či měsících
navazuje na 9️⃣
12
  • Můj checklist


13


  • newsletter na všechny dobrovolníky, který bude informovat o aktuálně otevřených rolí a úkolech & hot pozicích, které potřebujeme obsadit (s možností odhlášení)
zasílá se pravidelně 1x měsíc
14
  • má konkrétní roli nebo úkol v projektu




Info
iconfalse

Image Added Jednotlivé akční kroky

  • nastavení procesu uvítání od projektového kanálu ✅
  • tvorba a aktivace 4. zprávy od Greetbota ✅
  • scénář uvítacího videa pro dobrovolníky
  • tvorba guideline (úprava stávajícího checklistu pro roli dobrovolníka s ohledem na různé časové fáze v komunitě)
  • tvorba onboardingové stránky
  • tvorba checklistu pro každého nového dobrovolníka (Google Doc - dostane hned při uvítání)
  • tvorba pravidelného newsletteru s přehledem otevřených rolí a výzvou k zapojení přes #market-place




Image Modified Onboarding členů kmenového týmu

Každý člen kmenového týmu by měl projít onboardingem, který se může částí obsahu lišit od obecného onboardingu dobrovolníků. 

Snahou je poskytnout každému novému členovi kmenového týmu při vstupu do komunity co nejvíce informací, díky kterým bude schopen rychle porozumět hodnotám a strategii Česko.Digital, získá povědomí o ostatních členech a projektech, dostane přehled komunitních schůzek a schůzek kmenového týmu, seznámí se s provozní agendou Česko.Digital, případně obdrží harmonogram a guideline pro svou roli. Onboarding by měl probíhat oběma uvedenými způsoby:


individuálně:pohovorem s
Expand
titleAktuální průběh onboardingu kmenového týmu

Zatím nemáme nastaveno, probíhá velmi individuálně v rámci introcallu nebo setkání s členem kmenového týmu.


Ideální onboarding člena kmenového týmu = od přijetí po zapojení do role


Člen kmenového týmuČesko.Digital
0
  • reakce na zveřejněný inzerát na partnerských serverech nebo na nabídku volných pozic na Koho teď hledáme
  • výběrové řízení
    • pohovor s členy Leadership týmu
    • pohovor s členy kmenového týmu (může proběhnout až po přijetí jako další krok)
1
  • registrace a přihlášení do Slacku (pokud neproběhla registrace přes join.cesko.digital, probíhá na základě zaslané pozvánky)
  • zprávy od Greetobota
2
  • pohovor se členem Leadership týmu nebo vybraným support
koordinátorem ohledně
  • koordinátorem ohledně hodnot a strategie Česko.Digital a ke konkrétní roli & bližší seznámení s projekty, na kterých pracujeme
  • setkáním s ostatními členy kmenového týmu (může proběhnout už v rámci výběrového řízení)
  • založení e-mailu @cesko.digital
3
  • představení v #introductions
  • představení nového člena kmenového týmu
prostřednictvím onboardovací stránky, která obsahuje podrobné informace:
  • v #general
4
  • onboardingová stránka
    • hodnoty Česko.Digital
    • strategie Česko.Digital
    • základní informace o vlastní roli - popis, hlavní úkoly, harmonogram a guideline
    • přehled nástrojů
    • přehled členů kmenového týmu a přehled všech podtýmů v Česko.Digital
    • informace o tom, do jakých kanálů se přidat na Slacku
    • přehled schůzek pro komunitu Česko.Digital a schůzek pro členy kmenového týmu
  • důležité odkazy Česko.Digital (např. hodnoty a strategie, popis rolí, návod Jak na Slack a přehled Slackových kanálů, provozní informace atd.)
  • základní informace o vlastní roli - popis, hlavní úkoly, harmonogram a guideline, přehled nástrojů, další důležité odkazy a dokumenty atd.)
    • Samozřejmostí je založení e-mailu @cesko.digital.
      •  
      • jak zapisovat dovolenou
      • jak generovat a komu posílat faktury k proplacení
      • jak to chodí v kanceláři (coworkingové centrum)
    5
    • Můj checklist




    Info
    iconfalse

    Image Added Jednotlivé akční kroky

    • popis rolí
    • tvorba guideline pro členy kmenového týmu
    • obsah a podoba introcallu pro členy kmenového týmu
    • tvorba onboardingové stránky
    • tvorba checklistu pro každého nového člena kmenového týmu (na wiki)
    • tvorba checklistu pro leada nového člena kmenového týmu ✅