Obecný onboarding
Aktuální stav
- registrace do komunity přes join.cesko.digital
- sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Registrations
- registrace a přihlášení do Slacku, probíhá po odeslání vyplněného registračního formuláře, automatické přesměrování
- sběr dat v Airtable, Volunteer Management/Volunteers
Aktivní komunikace na Slacku
S dobrovolníkem můžeme aktivně komunikovat ihned po jeho vstupu do Slacku, když:
- se představí v kanále #introductions → uvítání od kmenového týmu, doporučení, jak se zapojit (vhodné kompetenční kanály na Slacku, konkrétní projekt), odkaz na důležité dokumenty (např. popis role dobrovolníka nebo hodnoty Česko.Digital) (probíhá pravidelně)
- vstoupí do jakéhokoliv projektového kanálu → uvítání od projektového týmu, zjištění jeho motivace se o projekt zajímat, nabídnout mu příležitost k zapojení dle vypsaných rolí
Co dělat v prvních dnech, týdnech a měsících
Proto, abychom mohli s dobrovolníky pracovat individuálně, ale zároveň jim dát možnost si potřebné informace zjistit samostatně a mít k nim přístup, potřebujeme vytvořit nejen popis konkrétních rolí, ale také soubor guidelines pro tyto role a různé časové fáze životního cyklu dobrovolníka. Podobný checklist využíváme v obecné rovině pro dobrovolníky.
Nabídka konkrétní role
Česko.Digital buduje od zavedení Airtable databázi dobrovolníků. Díky ní máme možnost oslovovat dobrovolníky na základě jejich kompetencí a nabízet jim konkrétní roli v projektu nebo krátkodobější úkol (úkol s přesnějším časovým vymezením). Kromě JobBoardu na stránce Koho teď hledáme, která načítá databázi z Airtable, dále sdílíme volné pozice s celou komunitou prostřednictvím Slacku, pravidelného newsletteru i sociálních sítích nebo různých serverech s nabídkou práce ve startupech apod. Cílem je proces zautomatizovat a díky databázi posílat konkrétní nabídky těm, kdo se svým profilem pro roli či úkol zrovna hodí. Abychom mohli takový proces bez rizik začít budovat, čeká nás ještě doplnění stávajícího registračního formuláře o potřebné souhlasy s využitím osobních údajů apod.
Onboarding členů kmenového týmu
Každý člen kmenového týmu by měl projít onboardingem, který se může částí obsahu lišit od obecného onboardingu dobrovolníků.
Snahou je poskytnout každému novému členovi kmenového týmu při vstupu do komunity co nejvíce informací, díky kterým bude schopen rychle porozumět hodnotám a strategii Česko.Digital, získá povědomí o ostatních členech a projektech, dostane přehled komunitních schůzek a schůzek kmenového týmu, seznámí se s provozní agendou Česko.Digital, případně obdrží harmonogram a guideline pro svou roli. Onboarding by měl probíhat oběma uvedenými způsoby:
- individuálně:
- pohovorem s členem Leadership týmu nebo vybraným support koordinátorem ohledně hodnot a strategie Česko.Digital a ke konkrétní roli
- setkáním s ostatními členy kmenového týmu
- prostřednictvím onboardovací stránky, která obsahuje podrobné informace:
- přehled členů kmenového týmu a přehled všech podtýmů v Česko.Digital
- přehled schůzek pro komunitu Česko.Digital a schůzek pro členy kmenového týmu
- důležité odkazy Česko.Digital (např. hodnoty a strategie, popis rolí, návod Jak na Slack a přehled Slackových kanálů, provozní informace atd.)
- základní informace o vlastní roli - popis, hlavní úkoly, harmonogram a guideline, přehled nástrojů, další důležité odkazy a dokumenty atd.)
Samozřejmostí je založení e-mailu @cesko.digital.